Bedrijfsvoering

FACILITAIRE SERVICES

HUISVESTING

In 2025 hebben we versoberd onderhoud gedaan aan de bestaande gebouwen. We houden het energieverbruik van drie grote ambtelijke gebouwen goed in de gaten. Dit zijn het Zorg- en Veiligheidshuis, het Stadhuis in Sittard en het Stadswinkel in Geleen.

In 2025 is het gebruik van gas nagenoeg gelijk gebleven. Maar we hebben wel substantieel minder elektriciteit gebruikt. We monitoren sinds het hybride werken minder energieverbruik.

Verder hebben we in projecten gewerkt aan de plannen voor nieuwe gebouwen. Hierbij hebben we onder andere onderzocht naar slimme gebouwen (Smart building en Building Information Modelling (BIM)), welk meubilair we gaan gebruiken en hoe we de energievoorziening regelen.

INKOOP EN AANBESTEDING

In 2025 is – vanuit een dienstverlenende en verbindende basis – de organisatie gefaciliteerd bij het verbeteren, vernieuwen, toegankelijker maken en natuurlijk het toepassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit deden we om het makkelijker en beter toepasbaar te maken. We hebben daarbij rekening gehouden met de aanbevelingen van de Rekenkamer, het beleid uit 2021, het Handboek Inkoop uit 2021 en het onderzoek van de Rekenkamer van maart 2023. Deze zaken hebben ervoor gezorgd dat de inkoopfunctie binnen onze organisatie beter is geworden.

Het bedrag dat we konden besteden aan inkopen is in 2025 iets gestegen en was € 153 miljoen. Van het totaal van 446 trajecten zijn er 397 onderhands aanbesteed. Hierbij is gekeken of lokale en regionale ondernemers mee konden doen. Daarnaast zijn 49 trajecten openbaar aanbesteed, op nationaal of Europees niveau. Verder kwamen 99 trajecten in 2025 in aanmerking voor SROI (Social Return on Investment). Aan het einde van het jaar waren 74 van deze SROI-trajecten gestart, met een waarde van € 1,5 miljoen.

De samenwerking met de teams die opdrachten geven (klanten) levert goede resultaten op. Het tijdig inschakelen van professionals voorkomt ongewenste situaties. Het inkoopproces is eenvoudiger en makkelijker te gebruiken. Ook de resultaten uit de interne controle op rechtmatigheid zijn verbeterd.

Teams begrijpen beter dat zij een belangrijke rol hebben bij het beheren van contracten (contractmanagement).

ARCHIEF/DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

Digitale archivering is nu de standaard voor het bewaren van documenten binnen de hele organisatie. Het oude papieren archief groeit niet meer en wordt juist steeds kleiner.

Volgens de Archiefwet wordt er elk jaar een deel van het archief vernietigd. Omdat er steeds minder papieren documenten binnenkomen, zal het papieren archief vanaf 2025 steeds kleiner worden. In 2024 is de Archiefmonitor gemaakt. Dit is een instrument als hulpmiddel dat actueel laat zien hoe het papieren archief zich ontwikkelt met aanwas, bewerkingen en overbrengingen naar het RegioArchief. In 2025 is van het vernietigbare archief 90 meter vertrouwelijk afgevoerd.

Digitale archivering vindt plaats in de hele organisatie. Waar het papieren archief begon nadat een werkproces klaar was, begint informatiebeheer en digitale archivering doorheen het gehele werkproces. Daarom vragen medewerkers vaak om hulp en advies van de unit Archief. De hulp gebeurt zowel op eigen initiatief als op verzoek. De archiefmedewerkers volgen online workshops om hun kennis te verbeteren.

Het archiefbewerkingsplan dat eind 2024 is gemaakt, werd in 2025 uitgevoerd. Dit plan zorgt ervoor dat de archieven, bestemd voor blijvende bewaring bij het RegioArchief, met prioriteit worden bewerkt. Voor het verwerken van deze archieven was extra kennis nodig. Daarom hebben alle archiefmedewerkers een opfriscursus ‘Waarderen en Selecteren’ gevolgd en krijgen zij regelmatig trainingen tijdens het werk van een externe specialist. Naast de archiefmonitor is ook een projectmonitor ontwikkeld. Hierin is te zien hoe het archiefbewerkingsplan verloopt.

De samenwerking tussen de archiefafdeling en het RegioArchief is verbeterd. Samen dragen we zorg voor een goed informatiebeheer. Beiden leveren een bijdrage aan de vragen van de provinciale toezichthouder.

INFORMATIEMANAGEMENT EN ICT

iVisie (iUitvoeringsprogramma)

Op basis van de Toekomstvisie 2030 en de Organisatievisie, is een afgeleide iVisie (Informatievisie) gemaakt en vastgesteld. De iVisie is belangrijk voor de gemeente, omdat het aangeeft hoe we informatie en technologie willen gebruiken om, onder andere, de dienstverlening aan inwoners beter te maken. De iVisie is gebaseerd op de strategische opgaven voor de komende jaren, zoals die staan in de Toekomstvisie 2030, Organisatievisie en Kadernota. De iVisie is opgesteld met een organisatie brede bijdrage, tijdens workshops met beleidsmedewerkers en teammanagers. Nadat de iVisie is vastgesteld, is er een iUitvoeringsprogramma aan gekoppeld voor de concrete vertaling op projectniveau. In dit programma werken we aan onderwerpen zoals Common Ground, datagedreven werken, informatiebeheer en kunstmatige intelligentie (AI). Voor het iUitvoeringsprogramma zijn er in de begroting extra middelen beschikbaar gesteld.

Informatiebeheer

Ons digitale informatiebeheer verandert steeds, bijvoorbeeld door nieuwe wetten. Binnen onze organisatie willen we zorgvuldig omgaan met informatie. We zorgen dat projecten en nieuwe wetten, zoals de Wet Open Overheid (WOO), goed op elkaar aansluiten. Goed informatiebeheer helpt ons transparant te zijn, betere service te bieden, goed samen te werken binnen en buiten de organisatie, en bereidt ons voor op de toekomst. Door het SIO (Strategisch Informatieoverleg bewaken we de ontwikkelingen binnen ons informatiebeheer.

We werken aan een open en transparante overheid met een goede informatiehuishouding. Dit betekent dat informatie digitaal veilig, makkelijk te vinden en zo lang als nodig toegankelijk is. Dit helpt ons om onze uitvoeringskracht te versterken, het werk efficiënter te doen, daarmee de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren, en de privacy en beveiliging van informatie te waarborgen. Ook biedt het kansen om vernieuwend te werken, bijvoorbeeld met data en kunstmatige intelligentie (AI).

Aan het einde van 2025 is ons informatiebeheer beoordeeld namens de gemeentearchivaris met een rapport en gecontroleerd via een audit.

Werkplek van de toekomst

In verband met de nieuwe kantoorruimte en het werken op verschillende plekken, is onderzocht hoe de digitale werkplek er in de toekomst uit kan zien. Belangrijk hierbij zijn dat het systeem makkelijk aan te passen is en goed te beheren is. In 2025 is extra aandacht besteed aan de beveiliging van apparaten en programma’s. Het beheer van mobiele apparaten is nu centraal geregeld. Medewerkers, het college en de raad kunnen op een veilige manier bij de programma’s en gegevens die ze nodig hebben voor hun werk.

Informatieveiligheid/cyberweerbaarheid

Informatieveiligheid gaat niet alleen over techniek. De mens is zelfs nog belangrijker. Waar mensen werken, kunnen ook fouten of risico’s ontstaan. De ENSIA-controle van 2025 is grotendeels positief. Er zijn wel punten waarop we blijven letten en verbeteren. Steeds meer werk en contact met inwoners en bedrijven gebeurt online. Ook steeds meer dingen worden digitaal geregeld. Daardoor is het voor mensen met slechte bedoelingen makkelijker geworden om aan te vallen. We zien dat deze aanvallen vaker gebeuren. Daarom doen we ook meer om ons te beschermen tegen deze aanvallen. Sommige aanvallen kunnen organisaties en hun samenwerkingen lang verstoren. Hierdoor wordt digitale veiligheid steeds belangrijker. Ook doordat mensen vaker thuis of op andere plekken werken, moeten we andere en betere beveiliging regelen. Hier blijven we aandacht aan geven. In 2025 is er ook nieuwe beveiligingssoftware gekocht. Daarnaast letten we meer op dat iedereen zich bewust is van informatieveiligheid.

COMMUNICATIE

We werken voor de samenleving en zijn een betrouwbare overheid. We praten met één mond, doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Iedereen moet mee kunnen doen. Daarom werkten we ook in 2025 aan begrijpelijke en toegankelijk communicatie. Dat doen we in de herkenbare stijl van het huis.

Nieuwe website

In 2025 is de nieuwe website voor Sittard-Geleen en voor Vidar gelanceerd. De informatie op de websites is begrijpelijker, beter vindbaar, gebruiksvriendelijker en toegankelijker. Het design is vernieuwd. Teksten zijn ook in meerdere talen beschikbaar. De techniek is volledig open source en daarmee toekomstbestendig. Bij het inrichten van de websites staat de mens (inwoner) centraal. Daarom zijn inwoners en ondernemers betrokken bij de ontwikkeling.

Intranet

Ook zijn in 2025 de voorbereidingen voor de update van ons huidige intranet gestart. Intranet is de digitale verzamel- en/of ontmoetingsplek voor onze organisatie. Het biedt de medewerkers van Sittard-Geleen mogelijkheid om online samen te werken, elkaar te vinden, kennis te delen en documenten op een overzichtelijke manier te beheren. Hiermee is het een belangrijk fundament om van buiten naar binnen te kunnen werken. Deze update past binnen en sluit aan bij de ontwikkelingen van de Werkplek van de Toekomst.

Duidelijke taal

In 2025 is verder ingezet op het vergroten van bewustzijn, het versterken van schrijfvaardigheden en het faciliteren van medewerkers om duidelijke taal toe te passen. Met trainingen, tools, blogs met taaltips en advies hebben we medewerkers concreet ondersteund bij het schrijven in begrijpelijke taal. Ook de Meeleesgroep met leden uit de samenleving heeft ons weer ondersteund in het begrijpelijker maken van brieven en teksten.

HR

Integriteitsbeleid

De coördinator integriteit van Sittard-Geleen maakt elk jaar een Jaarverslag Integriteit voor de organisatie. Een korte versie hiervan staat in de jaarrekening. Zo voldoet de organisatie aan artikel 4 van de Ambtenarenwet 2017. Dit artikel zegt dat een overheidswerkgever jaarlijks een verantwoording openbaar maakt over hoe het integriteitsbeleid wordt uitgevoerd.

Versterking integriteitsysteem

In 2024 is er een werkplan gemaakt op basis van een analyse van het integriteitssysteem. Dit werkplan bevat acties om het integriteitssysteem de komende jaren te versterken. Er wordt gewerkt aan meer samenhang tussen de verschillende onderdelen van het systeem. Leidinggevenden worden getraind om te sturen op integriteit. Daarnaast brengen we het moreel leerproces op gang. Om deze ontwikkeling extra te ondersteunen is na de zomer van 2025 tijdelijk een adviseur van Governance & Integrity aangetrokken. Deze adviseur helpt met de strategische sturing op het thema integriteit en zorgt voor draagvlak in de organisatie.

Preventie

Nieuwe medewerkers

Elke nieuwe medewerker krijgt de gedragscode. Daarna is er een speciale bijeenkomst over integriteit. Tijdens deze bijeenkomst leggen we uit wat de bijzondere rol van ambtenaren is. Zo zijn medewerkers goed voorbereid om de ambtseed/-belofte af te leggen.

*184 in 2024 en 158 in 2023

In 2025 is de integriteits- en geheimhoudingsverklaring voor inhuurkrachten herschreven en afgestemd op de tekst van de ambtseed.

Risicoanalyse

Elk jaar maken we een analyse van de risico’s op fraude. Hierover geven we een apart verslag. In het werkplan staat ook dat we breder gaan kijken naar kwetsbaarheden in onze werkprocessen. Zo kunnen we maatregelen nemen om onze medewerkers goed te beschermen. Dit is belangrijk om te voorkomen dat zij in de verleiding komen om fouten te maken, dat anderen misbruik van hen maken, of dat ze onterecht worden beschuldigd. In 2025 leidde de risicoanalyse integriteit bij de unit BOA tot nieuwe afspraken over hoe we met inwoners en met elkaar omgaan.

Handhaving

Regeling Melden en onderzoek

In 2025 is de regeling Melden en onderzoek integriteitsschendingen door het college vastgesteld. Deze regeling legt uit hoe je moet melden als er iets misgaat op het gebied van integriteit.

Meldingen

Vertrouwenspersonen

Onze vertrouwenspersonen helpen medewerkers die ongewenst gedrag ervaren of te maken hebben met andere integriteitskwesties. Er zijn vier interne en één externe vertrouwenspersoon. Zij luisteren en geven advies. Soms verwijzen ze door naar de juiste plek. Ze kunnen ook helpen bij het beslissen een officiële melding te doen bij de coördinator integriteit.

Sinds de nieuwe meldregeling zijn vertrouwenspersonen geen meldpunt meer. Daardoor is hun taak duidelijker en beter afgebakend.

Ook in 2025 bezochten onze interne vertrouwenspersonen verschillende teams. Tijdens hun bezoek laten zij een korte animatie zien over de meldprocedure. Ook praten ze met medewerkers over ongewenst gedrag.

Moreel leerproces

Met de 7 stappen van morele oordeelsvorming kijk je op een objectieve manier naar lastige vragen waarin je voor een dilemma staat. De methode helpt om tot de moreel juiste beslissing te komen. Een beslissing die voldoende recht doet aan iedereen met wie en voor wie we werken. In ons opleidingsprogramma is de training Morele oordeelsvorming opgenomen, welke tweemaal per jaar wordt georganiseerd.

Diversiteit en Inclusie als werkgever

Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt bij ons. Daarom zijn diversiteit en inclusie belangrijk in ons (HR)-beleid. We willen een werkplek maken waar iedereen terecht kan en zich veilig en gewaardeerd voelt.

We doen dit door te luisteren naar onze medewerkers. Zo werken we aan inclusiviteit bij het aannemen van nieuwe mensen, het inwerken, leren en groeien, het behouden van medewerkers en het afscheid nemen. We letten op de hele tijd dat iemand bij ons werkt.

Implementatie AFAS

Op 22 januari 2025 is ons nieuwe HR-systeem AFAS voor de hele organisatie in gebruik genomen. In het begin hebben we vooral de basis van het systeem gebruikt. In 2025 hebben we gewerkt aan het verbeteren van deze basis en het toevoegen van nieuwe onderdelen en processen.

Daarnaast is in 2025 de overgang geweest van een projectorganisatie naar een beheerorganisatie waarin de doelstellingen en ambities van de gemeente die bij de aanbesteding gesteld zijn (aansluiten bij de best practice, gebruiksvriendelijkheid, integraliteit en eigen regie van onze medewerkers) geborgd worden en het systeem up-to-date blijft.

Leren en ontwikkelen bij Sittard-Geleen; de Sittard-Geleen academie

In 2025 is de Sittard-Geleen Academie geopend. Dit is een centrale plek waar medewerkers kunnen leren, zich kunnen ontwikkelen, kennis kunnen delen en inspiratie kunnen opdoen. Het aanbod helpt medewerkers om beter te worden in hun werk. Ook zorgt het ervoor dat leren een vaste gewoonte wordt binnen onze organisatie.

Binnen de academie gebruiken we een speciaal leerplatform. Via dit platform kunnen medewerkers korte lessen volgen, meedoen aan trainingen en online cursussen doen. Het platform helpt medewerkers om bij te houden welke opleidingen ze volgen en wat ze nog willen leren. Ook maakt het platform samenwerken en kennis delen makkelijker, bijvoorbeeld door interactieve leerpaden en mogelijkheden om feedback te geven.

FINANCIËN

Op dit moment werkt de gemeente Sittard-Geleen met een financieel pakket dat dateert uit 2004. In 2024 en 2025 hebben we noodzakelijke updates van het pakket doorgevoerd. In eerste instantie was voor ogen deze applicatie om te zetten naar een cloudapplicatie. Deze noodzakelijke upgrade zou heel veel tijd en geld kosten en zou ook maar een tijdelijke oplossing betekenen. We zijn namelijk verplicht om een nieuw financieel informatiesysteem aan te besteden. In overleg met de leverancier zijn we overeengekomen om deze tussenstap niet te zetten en de huidige versie te mogen gebruiken tot uiterlijk 2028. Derhalve is de focus nu op een volledig nieuw financieel pakket en geen tussenstap middels een cloudoplossing .

De voorbereidingen voor het nieuwe financiële systeem zijn in 2025 gestart. De aanbesteding vindt plaats in 2026, de implementatie in 2027. Het systeem gaat live in 2028.

Als deelopdracht van de opdracht ‘opgavegericht begroten en betekenisvol sturen’ werken we toe naar een opgavegerichte begroting. Het doel van een opgavegerichte begroting is een begroting op te stellen die niet alleen financieel sluitend is, maar ook uitvoerbaar en effectief bijdraagt aan de gewenste maatschappelijke resultaten. In 2025 zijn hier de eerste stappen in gezet. In de begroting 2027 en 2028 zal dit verder worden doorgevoerd.

In eerste instantie is, conform wetgeving, alleen over de financiële rechtmatigheid door het college zelf een verantwoording afgegeven. De komende jaren wordt deze stapsgewijs uitgebreid naar een volledige rechtmatigheidsverantwoording. We hebben (en blijven) stappen gezet (/zetten) in de interne beheersing van onze organisatie om zo de onderbouwing van rechtmatigheidsverantwoording juist vorm te kunnen geven en op een beheerste manier ons werk te blijven uitvoeren.

CONCERN CONTROL

Concern control heeft vanuit volgende disciplines Juridisch, Organisatiekundig, Planeconomie, Interne Beheersing, Management Control en Financiën onder meer gewerkt aan:

• het raadsvoorstel belastingmaatregelen 2026;
• advisering via diverse Raadsinformatiebrieven over circulaires gemeentefonds;
• voorstel nieuwe financiële verordening (verordening 212);
• uitvoeren frauderisico analyses;
• voorstel controleprotocol 2025;
• voorstel auditjaarplan 2025;
• opgave gericht werken en gebruik van indicatoren;
• inrichten en invoeren van het intern opleidingsprogramma Sittard-Geleen academie;
• raadsvoorstel nieuwe regeling grote projecten inclusief nieuwe opzet rapportageformat;
• voorstel nieuwe kadernota grondbeleid;
• advies sturing op verwervingen en risicomanagement bij gebiedsontwikkeling;
• advisering en monitoring subsidies projecten gebiedsontwikkeling (Impulsaanpak en KLC);
• collegevoorstel interne regeling (voorkomen situaties van) staatssteun;
• in coproductie met de griffie het protocol geheimhouding gemeenteraad;
• afstemming rekenkameronderzoeken;
• voorstel aanbesteding nieuwe accountant;
• voorbereiding opleidingsprogramma financiën voor raad en organisatie;
• collegeopdracht evaluatie begrotingsproces.