Wet Open Overheid (WOO)

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna : Woo) gedeeltelijk in werking getreden. Het doel van de wet is een meer transparante overheid. Artikel 3.5 van de Woo geeft aan dat een bestuursorgaan in de begroting aandacht besteed aan de beleidsvoornemens ten aanzien van de uitvoering van deze wet. Daarnaast doen we in de jaarstukken verslag van de uitvoering van de wet.

De Woo kent een aantal onderdelen waarvoor het Rijk via de meicirculaire gemeentefonds 2021 zowel incidenteel als structureel budget ter beschikking heeft gesteld. De Woo heeft een implementatietermijn van vijf tot acht jaar. De VNG heeft de gefaseerde invoering opgenomen in het ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid bij gemeenten te implementeren’. De onderdelen van de Woo zijn als volgt:

• Actief openbaar maken van documenten
• Passief openbaar maken van documenten
• Het op orde brengen van de informatiehuishouding

Actief openbaar maken

De wet spreekt over elf informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Deze regeling is opgedeeld in vier tranches. Met een kleine aanvulling in de informatiecategorie ‘Organisatie en werkwijze’ en ‘Bereikbaarheidsgegevens’ voldoet de gemeente Sittard-Geleen per 1 november 2024 aan de wettelijke verplichting van de eerste tranche. De verwachting is dat de tweede tranche in het vierde kwartaal van 2025 in werking zal treden. Op dit moment zijn we bezig met voorbereidingen om al meer actief te gaan publiceren. Er wordt samen met andere gemeenten gewerkt aan de ontwikkeling van het Woo-behandelaarsportaal. Dit portaal zal bijdragen aan het actief openbaar maken van de overheidsinformatie binnen de informatiecategorieën. Op dit moment maken we al diverse zaken actief openbaar. Hieronder is een overzicht opgenomen.

Passief openbaar maken

Naast het actief delen van onze informatie, is het voor eenieder mogelijk om bij de gemeente Sittard-Geleen publieke informatie op te vragen middels een zogenaamd Woo-verzoek. We streven ernaar om zo veel mogelijk openbaar te maken, tenzij er sprake is van een uitzonderingsgrond. De gemeente Sittard-Geleen werkt doorlopend aan de optimalisatie van dit proces, zodat de burger zo snel en goed mogelijk geholpen kan worden met zijn of haar informatieverzoek. Dit komt bijvoorbeeld voort uit digitalisering, kennisdeling en de coördinerende rol van de Woo contactfunctionaris. Daarnaast wordt gewerkt aan een zogenoemde ‘veel-verzoekers’-richtlijn. We merken dat met de afhandeling van dit soort verzoeken veel onnodige tijd verloren gaat. Deze richtlijn helpt bij een efficiëntere afhandeling en heeft als doel dit soort verzoeken tot een minimum te beperken. In onderstaand overzicht maken wij e.e.a. inzichtelijk over de ontvangen Woo-verzoeken in 2024.

Informatiehuishouding op orde

De informatiehuishouding zorgt ervoor dat de gemeente Sittard-Geleen weet waar de documenten volgens de definitie uit de Woo (artikelen 2.1 en 2.2) te vinden zijn. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Door digitalisering is informatie aan verandering onderhevig: denk aan teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke. Dit zorgt ervoor dat er nieuwe opgaven ontstaan om die informatie volgens de geldende eisen duurzaam en digitaal toegankelijk te houden.

Dit is een complex proces dat tijd nodig heeft om te ontwerpen en te implementeren. Het vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. De gemeente Sittard-Geleen is hier volop mee bezig. Zo werken we momenteel aan het beheer van tekstberichten, hebben we een e-depotvoorziening en worden onze processen vastgelegd in een digitaal systeem.