Bedrijfsvoering

Financiën

In de programmabegroting 2024 hebben we verdere stappen gezet in de opvolging van het rekenkameronderzoek ‘Toegankelijkheid begroting en rapportages’ (Rekenkamer Sittard-Geleen, 2020). De eerste rapportages zijn in 2024 digitaal aangeboden aan de raad met de applicatie LIAS. In 2025 gaan we verdere stappen zetten in het gebruik van LIAS om zo de toegankelijkheid van de begroting voor de raads- en burgerleden, maar zeker ook voor de inwoners van Sittard-Geleen, verder te vergroten. Een onderdeel hiervan is de huidige indeling van de begroting. We zijn verplicht om op basis van de BBV-wetgeving te rapporteren. In de begroting 2025 hebben we een eerste stap gezet om naast deze verplichte begrotingsopzet, met o.a. programmabladen, de inhoud van de begroting toegankelijker te maken. Daarnaast hebben wij ook voor de lezers van de begroting een koppeling aangebracht tussen inhoud en de daarvoor bestemde middelen. Een koppeling die wij ook in 2025 bij onze tussentijdse P&C-producten blijven hanteren. De komende jaren blijven we hier stappen in zetten. Ook blijven we stappen zetten in de meetbaarheid en stuurbaarheid van de begroting. Dat doen we door een verdieping te maken in de financiële informatie en door onze opgaves helder te formuleren en hier consequent over te rapporteren. Waar mogelijk doen we dit conform de SMART methodiek. Vanaf 2025 worden alle rapportages van de P&C cyclus digitaal aangeboden, waaronder ook deze jaarrekening 2024.

In eerste instantie is, conform wetgeving, alleen over de financiële rechtmatigheid door het college zelf een verantwoording afgegeven. De komende jaren wordt deze stapsgewijs uitgebreid naar een volledige rechtmatigheidsverantwoording. We hebben (en blijven) stappen gezet (/zetten) in de interne beheersing van onze organisatie om zo de onderbouwing van rechtmatigheidsverantwoording juist vorm te kunnen geven en op een beheerste manier ons werk te blijven uitvoeren.

Op dit moment werkt de gemeente Sittard-Geleen met het financiële pakket van Unit4 Financials. In 2024 hebben we een noodzakelijke update van het pakket doorgevoerd. In 2025 en 2026 zijn verdere updates aan de orde, waarmee de applicatie uiteindelijk een cloudapplicatie wordt. Na deze noodzakelijke upgrades zal ook een aanbesteding van het financiële informatiesysteem worden voorbereid. Er wordt daarnaast ook onderzocht of er versneld over gegaan kan worden naar een nieuw financieel informatiesysteem.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

In deze jaarrekening is voor de tweede keer een rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Hierin legt het college zelf verantwoording af over de mate waarin zij in het boekjaar 2023 rechtmatig heeft gehandeld. Het college heeft hiervoor de voorgeschreven teksten gebruikt van de commissie BBV. Zie hiervoor 155 bijlage 3.8 Rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening 2024. In deze bijlage worden de afwijkingen voor de 3 rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik toegelicht. In het vervolg van deze paragraaf wordt gedetailleerde toelichting gegeven op de gerapporteerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie B&V is meegenomen in de voorbereiding van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.

Concerncontrol

De doelen op het gebied van Concerncontrol zijn als volgt:

• Concerncontrol stelt de teams in staat optimaal bij te dragen aan de organisatie, en ondersteunt de organisatie bij het realiseren van hun doelen.
• Concerncontrol zorgt er voor dat de organisatie is staat is om tot een betere bedrijfsvoering te komen.
• Concerncontrol zorgt voor strategisch en concern-brede kaderstelling, begeleiden van teams in beheersing en sturing van hun werkzaamheden en zorgen voor een kwaliteitsimpuls op deze punten.
• Overkoepelend bewaakt Concern control de gemeentelijke doelen, informeert het Directieteam en is positief kritisch over de richting van de gemeente en de bedrijfsvoering die daaraan ten grondslag ligt.
• Concerncontrol signaleert en informeert, en stelt het Directieteam daarmee in staat om gericht bij te sturen. De strategische opgaves, kaders en doelstellingen worden zodoende in het oog gehouden.

Aan deze doelen wordt gewerkt vanuit een onafhankelijke functie in verbinding met alle geledingen van de organisatie en het bestuur.

Om aan de realisatie van deze doelen invulling te geven zijn in 2024 volgende zaken opgepakt:

• In september 2024 heeft de gemeenteraad de gewijzigde regeling grote projecten vastgesteld. In deze gewijzigde regeling zijn ook de opmerkingen van de commissie B&V en de opmerkingen uit het rekenkameronderzoek meegenomen.
• In 2024 is het raadsvormingstraject rondom de wijzigingen van de Wet Gemeenschappelijke regeling afgerond. Het traject werd gecoördineerd door Concerncontrol.
• Verankering van de juridische control, zijnde een systeem van maatregelen en een continu proces van activiteiten dat als doel heeft een rechtmatige implementatie en uitvoering van wet- en regelgeving en het voorkomen van onnodige en het beheersen van onvermijdbare juridische risico’s. In aanvulling hierop is een beleidskaders voor subsidieverlening opgesteld. Een visie op de juridische kwaliteitszorg wordt in 2025 vastgesteld.
• In december 2024 heeft het college een afsprakenkader actieve en passieve informatieplicht vastgesteld. De aanbeveling daartoe van de rekenkamercommissie is daarmee afgehandeld.
• Volgens de kadernota grondbeleid is geadviseerd over diverse gebiedsontwikkelingen; financiële businesscases en ontwikkellocaties. In 2025 wordt de kadernota grondbeleid geactualiseerd. Ook komen er kaders voor actief verwervingsbeleid en kostenverhaal.
• Voorstellen tot kaderstelling en monitoring van de rechtmatigheidsverantwoording. Landelijk is besloten tot de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van verslagjaar 2023. Deze verantwoording is ook over 2024 opgesteld en opgenomen in deze jaarrekening. In 2024 is gewerkt aan een overkoepelend misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) beleidsstuk. Hiermee wordt het rechtmatigheidscriterium M&O geformaliseerd en wordt in 2025 vastgesteld en fasegewijs geïmplementeerd. Eind 2024 heeft de landelijke commissie BBV de kadernota rechtmatigheid geactualiseerd. Deze nieuwe kadernota heeft met name het begrotingscriterium verduidelijkt. Dit heeft als gevolg dat de financiële verordening ex artikel 212 gemeentewet opnieuw wordt geactualiseerd. Dit heeft in begin van 2025 plaatsgevonden. Het aanpassen van het systeem van risicomanagement en interne controle krijgt in 2025 verder invulling.
• Voorzetting van de invoering van het organisatietraject van sturing en leiderschap. Gewerkt is aan meer ontschotting tussen de organisatieonderdelen, flexibiliteit, wendbaarheid, van buiten naar binnen werken en slagvaardigheid van de organisatie en van onze medewerkers. Eind 2024 is een start gemaakt met een traject tot het beschrijven en monitoring van de gemeentelijke opgaven en het inrichten van de hiervoor noodzakelijke informatievoorziening. In de P en C cyclus heeft dit een plek gekregen via de onderdelen om tot een meer stuurbare en meetbare cyclus te komen. Eerste stappen zijn gezet in de kaderbrief 2025 en verder in de begroting 2026.

Naast deze meer specifieke punten zijn aan de orde het opstellen en uitvoering van het auditjaarplan 2024, het monitoren van de begrotingskaders die de raad in 2019 heeft vastgesteld, de advisering over en doen van voorstellen voor de algemene middelen (gemeentefonds, algemene reserves, deelnemingen) en lokale lasten (tarieven 2025). Verder heeft begeleiding en advisering plaatsgevonden van de raadscommissie Begroting en Verantwoording rondom de gemeentelijke bedrijfsvoering en de planning en control cyclus.

Rapportage opvolging rekenkameronderzoeken volgens artikel 185a Gemeentewet

Artikel 185a Gemeentewet is per 1-1-2023 nieuw en luidt: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven”.

Met deze paragraaf in de jaarrekening informeren wij als college uw raad over de voortgang van het uitvoeren van raadsbesluiten naar aanleiding van rekenkameronderzoeken. Wij zien deze jaarlijkse terugkoppeling als belangrijk instrument om gezamenlijk scherp te houden of we nog steeds op koers liggen.

Voor de praktische uitwerking richten we ons hier op de ‘instrumentele’ doorwerking, ook wel opvolging (van de aanbevelingen) genoemd. Instrumentele doorwerking gaat over het proces dat de aanbevelingen van de rekenkamer worden geagendeerd, besproken, overgenomen, in beleid opgenomen, daadwerkelijk uitgevoerd en uiteindelijk effect hebben. In beginsel wordt de doorwerking van een aanbeveling nog zeker drie jaren gevolgd om over de daadwerkelijke effecten te kunnen rapporteren.

Aangezien de wet is ingegaan per 1-1-2023 is deze rapportage met name gericht op de rekenkameronderzoeken die vanaf die datum zijn afgerond. In aansluiting op de jaarcyclus is dit de stand per 31-12-2024.

Volgende rekenkameronderzoeken zijn in deze periode afgerond:

• Grote Projecten / Glanerbrook
• Klachtenbehandeling
• Parkeren.

Grote projecten / Glanerbrook

1. Bevorder de onderlinge verbinding

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, de regeling grote projecten is in samenwerking met de commissie B en V vernieuwd.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, er is een nieuwe regeling door de raad vastgesteld als hamerstuk (2024).
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, er is een basis om werking van de nieuwe regeling te monitoren.

2. Schep duidelijkheid aan de voorkant (verwachtingen management)

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, de nieuwe regeling biedt hier een basis voor.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Nog niet, er gaat in 2025 met de commissie B en V op de werking verder verdiept worden.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Nog niet, er gaat in 2025 met de commissie B en V op de werking verder verdiept worden.

3. Maak gezamenlijk afspraken over de monitoring van grote projecten en evalueer deze tussentijds en stuur indien noodzakelijk bij.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, in de nieuwe regeling grote projecten is aangegeven hoe de monitoring en evaluatie plaatsvinden.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, afspraak is dat de nieuwe rapportageformats eerst afgestemd worden in de commissie. De voortgangsrapportage maakt onderdeel uit van de P&C cyclus.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, de concept formats worden eerst voorgelegd aan de commissie B&V. Daarnaast wil de commissie periodiek de werking van de regeling bespreken.

4. Maak als raad duidelijke afspraken over hoe het college moet rapporteren over eventuele overschrijdingen.

- ·Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, is opgenomen in de nieuwe regeling grote projecten.

- ·Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, in de regeling is een artikel opgenomen over de actieve en passieve informatieplicht. En het college heeft het afsprakenkader actieve en passieve informatieplicht op 17 december 2024 vastgesteld.

- ·Heeft de aanbeveling effect gehad: Nog niet, vooralsnog is het oude rapportageformat gebruikt. De regeling is per 1 januari 2025 van kracht. De nieuwe rapportageformat worden meegenomen in de P&C rapportages.

5. Geef als college en raad verdere invulling aan wat de actieve informatie plicht inhoudt.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, zowel in de verordening 212 (raad 2023) als de nieuwe regeling grote projecten
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, in de programmarapportages wordt volgens de regeling gerapporteerd over de stand van zaken van de grote projecten. Het afsprakenkader actieve en passieve informatieplicht is voor de vaststelling door het college besproken in de commissie B&V
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, er is inzicht in de stand van zaken van het project.

6. Monitoring van de aanbevelingen voor 15 juli.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, vindt plaats conform artikel 185a in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, voor het eerst in de jaarrekening 2023
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, de aanbevelingen zijn opgenomen in de nieuwe regeling grote projecten.

Klachtenbehandeling

1. Servicenormen vast te leggen in klachtenverordeningen en -regelingen.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Nog niet, Het klachtreglement wordt in 2025 geactualiseerd.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Nog niet, volgt na vastleggen servicenormen in klachtreglement.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Nog niet, effect zal pas zichtbaar zijn zodra Klachtenreglement is geïmplementeerd.

2. Zorgen voor een structurele invulling van een klachtencoördinator.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, zij het nog niet structureel maar voor een jaar om zicht te krijgen op de effectiviteit van deze aanbeveling.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, er is voor 1 fte een klachten coördinator aangenomen.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Nog niet, zodra een jaar verstreken is zal de effectiviteit worden geëvalueerd en volgt zo nodig een voorstel aan de raad om deze functie van een structurele dekking te voorzien.

3. Op gang brengen van een systematiek waarin het leveren en evalueren van klachtenbehandeling centraal staat.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja deels, Leren en evalueren van klachten is reeds een vast onderdeel van de werkwijze. Een terugblik met indiener komt incidenteel voor, maar is nog niet geborgd in de werkwijze.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja deels, Leren en evalueren van klachten is reeds een vast onderdeel van de werkwijze. Een terugblik met indiener komt incidenteel voor, maar is nog niet geborgd in de werkwijze.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, de datakwaliteit t.a.v. klachtbehandeling is verbeterd.

4. De gemeenteraad ten minste een keer per jaar te informeren over klachtbehandeling (aantallen, aard, tijdigheid, ontwikkelingen, indieners en verbonden partijen).

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, informatie over klachtbehandeling door de gemeente wordt al jaren periodiek verstrekt aan de gemeenteraad. Met betrekking tot verbonden partijen wordt verwezen naar het antwoord op aanbeveling 5.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, conform beleid (zie artikel 9:12a Awb). Daarnaast wordt aan de gemeenteraad jaarlijks aanvullend via de raadsinformatiebrief geïnformeerd. Met betrekking tot verbonden partijen wordt verwezen naar het antwoord op aanbeveling 5.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, de raad is geïnformeerd. Met betrekking tot verbonden partijen wordt verwezen naar het antwoord op aanbeveling 5.

5. Meer expliciet vast te leggen wat de organisatie van verbonden partijen wil of mag verwachten rondom klachtbehandeling

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, alle verbonden partijen is schriftelijk gevraagd om hierover te rapporteren.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Nog niet, we hebben nog geen rapportages van verbonden partijen ontvangen. We verwachten deze samen met de jaarstukken over 2024.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Nog niet, we hebben nog geen rapportages van verbonden partijen ontvangen. We verwachten deze samen met de jaarstukken over 2024.

6. Het college op te dragen om de raad te informeren over de wijze van implementatie van de aanbevelingen inclusief een concreet tijdpad.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Ja, tijdens de raadsbehandeling van het rekenkameronderzoek in 2024 en de jaarstukken 2024.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: Ja, tijdens de raadsbehandeling van het rekenkameronderzoek in 2024 en de jaarstukken 2024.
• Heeft de aanbeveling effect gehad: Ja, de raad is geïnformeerd.

Parkeren

1. Stel integraal parkeerbeleid vast dat voortbouwt op reeds vastgesteld beleid zoals het recent mobiliteitsbeleid.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Nee, het parkeerbeleid is nog niet geïmplementeerd. Zoals in de bestuurlijke reactie op het Rekenkameronderzoek hebben we aangegeven dat we eerst werken aan de afronding van de Omgevingsvisie. Vervolgens starten wij dit jaar met het actualiseren van het parkeerbeleid. De eerste informatieve sessie met de raad hierover vindt plaats op 3 april.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: -
• Heeft de aanbeveling effect gehad:-

2. Roep het college op bij het opstellen van beleid (integraal) te klankborden met de diverse belanghebbenden en belangenverenigingen. Zorg hierbij voor betrokkenheid van de raad(scommissie), inzicht in de diverse (deel)belangen is wezenlijk om integrale kaders te kunnen stellen.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Bij de actualisatie van het parkeerbeleid betrekken wij diverse belanghebbenden en belangenverenigingen. Het participatietraject start dit voorjaar.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: -
• Heeft de aanbeveling effect gehad:

3. Roep het college om de parkeerinstrumenten te innoveren (indachtig het nieuw beleid). Zorg hierbij voor betrokkenheid van de raad(scommissie), de instrumenten zijn immers hetgeen buiten zichtbaar is.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Dit maakt integraal onderdeel uit van het te actualiseren parkeerbeleid.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: -
• Heeft de aanbeveling effect gehad:-

4. Om bij het ontwikkelen van integraal parkeerbeleid expliciet aandacht te besteden aan het fietsparkeren

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : Het onderwerp fiets-parkeren wordt meegenomen in de uitwerking van het parkeerbeleid. Evenals parkeerbeleid voor deelvoertuigen, vrachtwagens en touringcars.
• Is de aanbeveling uitgevoerd: -
• Heeft de aanbeveling effect gehad:-

5. Het college op te dragen om de raad te informeren over de wijze van implementatie van de aanbevelingen inclusief een concreet tijdpad.

• Is de aanbeveling geïmplementeerd : De raad wordt op verschillende momenten geïnformeerd over de uitwerking van het parkeerbeleid. De eerste bijeenkomst zal plaatsvinden tijdens de Raadsronde op 3 april. Daarin zal ook het verdere tijdspad worden toegelicht.
• Is de aanbeveling uitgevoerd:.
• Heeft de aanbeveling effect gehad

Bezwaar

Onze gemeente heeft een externe adviescommissie, de commissie bezwaarschriften, ingesteld om de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad te adviseren over de afhandeling van ingekomen bezwaren.

De commissie bezwaarschriften bestaat uit één Algemene Kamer en twee Kamers voor Sociale Zaken. De Kamers voor Sociale Zaken behandelen de bezwaarschriften tegen persoonsgerichte besluiten in het sociale domein. De Algemene Kamer behandelt de overige bezwaarschriften tegen meer zaakgerichte besluiten, zoals omgevingsvergunningen.

Daarnaast adviseert de commissie bezwaarschriften de colleges van de gemeenten Beek en Stein over bezwaarschriften tegen besluiten waarvan de uitvoering is opgedragen aan Vidar.

Een overzicht van de bezwaarschriften uit 2024:

* De 276 ingekomen bezwaarschriften van de Algemene Kamer hebben betrekking op 107 besluiten

** De 251 afgehandelde bezwaarschriften van de Algemene Kamer hebben betrekking op 82 besluiten

Medio 2024 is de vakapplicatie voor afhandeling van bezwaar- en beroepszaken, Octopus, gekoppeld aan het zaaksysteem, JOIN. Hiermee is de inkomende poststroom gedigitaliseerd. Beoogd wordt om op termijn volledig digitaal en archiefwaardig te werken.

IM&ICT

Ontwikkeling Ivisie

Met het oog op de Toekomstvisie 2030 en de Organisatievisie is het van belang om verdere stappen te zetten middels het formuleren van een iVisie (Informatievisie). De iVisie is van belang voor de gemeente, omdat het de richting en het kader bepaalt voor het gebruik van informatie en technologie om de dienstverlening aan de inwoners te verbeteren. Eind 2024 is gestart met het ophalen van ambities voor de komende jaren op basis van voorliggende visies (o.a. Toekomstvisie 2030, Organisatievisie en Kadernota) en workshops met beleidsmedewerkers en teammanagers. De iVisie wordt opgevolgd door een iStrategie die als input dient voor de begroting 2026. Binnen de iVisie komen zaken als Common Ground, Datagedreven Werken, Informatiebeheer en AI aan bod.

Informatiebeheer

Ons (digitale) informatiebeheer is continue in beweging en aan verandering onderhevig (o.a. door wet- en regelgeving). Binnen de organisatie creëren we een bewuste omgang met informatie, het aanbrengen van samenhang tussen organisatiebrede projecten, trajecten en de implementatie van wetten (zoals WOO), zorgt voor duurzaam toegankelijke, vindbare en herbruikbare informatie. Dit ondersteunt transparantie, dienstverlening, interne en externe samenwerking en legt een basis voor toekomstige ontwikkelingen. Een open en transparante overheid gebouwd op een informatiehuishouding die op orde is: informatie is digitaal duurzaam toegankelijk en makkelijk vindbaar, draagt hierdoor bij aan efficiëntere taakuitvoering, kwaliteit van dienstverlening, informatiebeveiliging en privacy, en biedt kansen voor vernieuwing, data gedreven werken en AI.

Werkplek van de toekomst

Mede in het kader van het hybride werken is gekeken naar de virtuele werkplek van de toekomst, waarbij flexibiliteit en schaalbaarheid in beheer belangrijke elementen zijn. In 2024 is er specifieke aandacht geweest voor de beveiliging van devices en applicaties en is het beheer van mobiele devices gecentraliseerd. Medewerkers, college en raad krijgen op een veilige manier toegang tot de applicaties en gegevens die ze voor de uitvoering van hun functie nodig hebben.

Informatieveiligheid

Informatieveiligheid kent niet alleen een technisch karakter. De menskant is mogelijk nog belangrijker. Immers, daar waar er gebruikers actief zijn, wordt eveneens een veiligheidsrisico gelopen. De ENSIA-audit van 2024 is positief afgesloten, waarbij er wel continue aandacht is voor de aangedragen verbeterpunten. Een groot deel van ons werk en contact met inwoners en bedrijven speelt zich in toenemende mate online af. Er worden steeds meer processen gedigitaliseerd. Daarmee is het voor kwaadwillenden ook aantrekkelijker geworden om op deze plek aan te vallen. We zien de intensiteit van aanvallen oplopen en daarmee ook de inzet op het gebied van cyberweerbaarheid. Aanvallen kunnen zo verstorend zijn dat ze langdurig impact hebben op de organisaties en ketens die worden getroffen. Het belang van digitale veiligheid (cyberweerbaarheid) neemt hierdoor alleen maar toe. Ook het meer vanuit thuis en vanaf flexibele werkplekken werken, vergt meer en andere (technische) beveiligingsmaatregelen. Hier besteden we continue aandacht aan, naast de aandacht voor bewustwording rondom Informatieveiligheid.

HR

IGOM is een samenwerkingsverband van 33 (semi-) overheidsorganisaties. Het samenwerkingsverband/netwerk richt zich met name op het op diverse manieren delen van kennis (workshops, themasessies, de IGOM-academie trainingen, e.d.) en het bevorderen van de groei van medewerkers (E-portfolio, loopbaantesten, netwerk-vacaturebank, snuffelstages etc.).

In 2024 zijn alle voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd om een nieuwe toetreding tot IGOM mogelijk te maken, waarbij een door de stuurgroep IGOM uitgevoerde Europese aanbesteding ten behoeve van een gezamenlijke inhuurdesk. Door gezamenlijk met alle netwerkpartners aan te besteden wordt onze organisatie ontzorgd op het gebied van inhuur en wordt voordeel behaald op de tarieven. Op 1 januari 2025 heeft toetreding plaatsgevonden.

Implementatie nieuw HR-systeem

In 2024 heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden om te komen tot de gunning en daarna de implementatie van een nieuw HR systeem. Om tot een goed nieuw HR-systeem te komen is gekeken naar de ambities van onze gemeente, de trends en bewegingen in de markt en naar wat de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, waarbij de best practice voor gemeenten, gebruiksvriendelijkheid, integraliteit en de eigen regie van onze medewerkers (zelfstandige professionals) voorop stonden. Met best practice wordt overigens bedoeld dat wij aansluiten bij de inrichting van het AFAS-systeem dat gebouwd is met de kennis van de sector gemeenten en de voor alle gemeenteambtenaren geldende rechtspositionele en arbeidsvoorwaardelijke afspraken (cao). Uit de aanbesteding is het systeem AFAS als gekozen systeem naar voren gekomen.

Vanaf april 2024 is gestart met de implementatie van het nieuwe AFAS systeem. Op 22 januari 2025 zijn we organisatiebreed live gegaan met de basis van het systeem. Daarna volgen het verder optimaliseren van deze basis en aanvullende modules zoals doorstroom, werving en selectie en het Leer Management Systeem.

Verantwoording integriteitsbeleid - Jaarrekening 2024

Volgens artikel 4 van de Ambtenarenwet 2017 maakt een overheidswerkgever jaarlijks een verantwoording openbaar over de uitvoering van het integriteitsbeleid. De coördinator integriteit van Sittard-Geleen stelt voor de organisatie elk jaar een uitgebreid jaarverslag op. Een samenvatting van het in 2024 uitgevoerde integriteitsbeleid is opgenomen in deze jaarrekening.

Versterking integriteitsysteem

Op basis van een analyse van het integriteitsysteem is in 2024 een werkplan opgesteld. Dit werkplan richt zich op acties die het integriteitsysteem de komende jaren gaan versterken. Dat gebeurt door meer samenhang aan te brengen in de diverse onderdelen van het integriteitsysteem, de leiding beter in positie te brengen om te sturen op integriteit en de dialoog over integer handelen te faciliteren en ondersteunen.

Nieuwe medewerkers

Elke nieuwe medewerker ontvangt de gedragscode. In een interactieve presentatie over het thema integriteit wordt de bijzondere positie van ambtenaren besproken. Op die manier zijn de medewerkers goed voorbereid op het afleggen van de ambtseed/-belofte bij de burgemeester.

Bijeenkomsten ambtseed 2024

Risicoanalyse

In Sittard-Geleen voeren we jaarlijks een frauderisicoanalyse uit. Hierover wordt apart gerapporteerd. Daarnaast willen we bredere risicoanalyses gaan uitvoeren. Deze geven meer zicht op andere integriteitsrisico’s binnen een organisatieonderdeel. Dat helpt om de juiste beheersmaatregelen te nemen. Een goede risicoanalyse geeft antwoord op de vraag of onze medewerkers voldoende beschermd zijn tegen verleidingen die horen bij hun vak of rol, tegen schendingen door anderen en tegen valse of lastig onderzoekbare beschuldigingen.

Eind 2024 is voor het eerst zo’n bredere risicoanalyse uitgevoerd, binnen de unit BOA van team Handhaving. De uitkomst van deze risicoanalyse wordt in het tweede kwartaal van 2025 in het team besproken.

Vernieuwde PeGrec

In 2024 is de regeling Privacy en gebruiksreglement voor elektronische communicatiemiddelen (PeGrec) grondig herzien. Er zijn duidelijkere spelregels in opgenomen voor het gebruik van bedrijfsmiddelen en hoe dit gehandhaafd wordt. Ook zijn de richtlijnen voor logging en monitoring aangescherpt, waaronder inzage ten behoeve van integriteitsonderzoeken.

Meldingen

In 2024 is 1 melding van een vermoedelijke integriteitsschending ontvangen. Deze bleek na onderzoek gegrond.

Regeling Melden en onderzoek

In 2024 is een nieuwe opzet voor een meldregeling en onderzoeksprotocol ontwikkeld. Doel is te komen tot een duidelijkere meldprocedure, heldere afbakening van rollen en verantwoordelijkheden en kaders voor zorgvuldig onderzoek. Het in besluitvorming brengen van deze regeling heeft door een samenloop van omstandigheden op zich laten wachten. Vaststelling en implementatie van de nieuwe meldregeling heeft begin 2025 plaatsgevonden.

Vertrouwenspersonen

Vertrouwenspersonen ondersteunen medewerkers bij ervaren ongewenst gedrag en overige integriteitsschendingen. In 2024 is een flinke impuls gegeven aan een andere belangrijke taak van vertrouwenspersonen: voorlichting en training. Dit vraagt (nog meer) tijdsinvestering van medewerkers die de rol van intern vertrouwenspersoon naast hun formele functie vervullen. Daarom is besloten het aantal intern vertrouwenspersonen uit te breiden van 3 naar 4. Daarnaast is er 1 externe vertrouwenspersoon.

Moreel leerproces

De methode morele oordeelsvorming helpt op een gestructureerde en objectiverende manier lastige vraagstukken te onderzoeken en zo te komen tot het oordeel wat het moreel juiste is om te doen. Bij een moreel juiste beslissing wordt voldoende recht gedaan aan de rechten en belangen van alle betrokkenen. In 2024 is voor 15 groepen de training Morele Oordeelsvorming georganiseerd, in totaal voor 166 medewerkers.

Huisvesting (bestaand)

De bezettingscijfers in de 4 grote panden zijn laag. We kunnen stellen dat dinsdagen en donderdagen de drukste dagen zijn op kantoor. We doen meer en meer ervaring op met hybride werken. Op basis van deze cijfers en de sterke kostenverhoging voor energie heeft geleid tot het verlaten van een extra kantoorpand. De medewerkers van het pand Rijksweg Zuid zijn in de zomer van 2024 verhuisd naar de Millenerweg. De teams die reeds aanwezig waren op de Millenerweg hebben ook deels verhuisd om meer functionaliteiten in elkaars nabijheid te plaatsen. Het hybride werken heeft een niet meer weg te denken plek gevonden binnen de organisatie.

In 2024 is ook verder gewerkt aan de voorbereiding van de nieuwe huisvesting, dat verder wordt toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Inkoop en aanbesteding

Ook in 2024 is vooruitgang geboekt in het verbeteren, vernieuwen, toegankelijker maken en toepassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De opgepakte aanbevelingen van de Rekenkamer, het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (2021), de introductie van een Handboek Inkoop (2021) en het Doorwerkingsonderzoek van de Rekenkamer (raad 30 maart 2023) hebben in het afgelopen jaar hun weerslag gehad op de verbetering van de inkoopfunctie in onze organisatie.

Het beïnvloedbaar inkoopvolume is in 2024 gestegen en bedroeg € 151 MIO (in 2023 was dit 113 MIO). Het aantal inkoopmeldingen is met 33% gestegen. Unit Inkoop heeft in het afgelopen jaar 439 inkoopmeldingen ontvangen (in 2023 waren dat er 329). 418 trajecten zijn afgehandeld.

380 van de 418 afgehandelde inkoop- en aanbestedingstrajecten zijn onderhands aanbesteed en onderzocht op het bieden van kansen aan lokale en regionale ondernemers. Daarnaast zijn 37 aanbestedingstrajecten Nationaal of Europees openbaar afgehandeld. Afgerond € 66,4 MIO van het inkoopvolume is uitgegeven in Zuid-Limburg, waarvan € 21,3 MIO aan lokale ondernemers in Sittard-Geleen. 89 aanbestedingstrajecten kwamen in 2023 in aanmerking voor SROI. Bij het sluiten van het boekjaar zijn 82 SROI trajecten opgepakt (waarde € 1,4 MIO).

Alle aanbevelingen van de Rekenkamer zijn in 2024 opgepakt en omarmd in onze organisatie.

Voor het thema Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) zijn de eerste stappen gezet in een concept actieplan . Dit wordt in 2025 vertaald naar de inkooppraktijk.

De samenwerking tussen de opdrachtgevende teams en de unit Inkoop verloopt goed. De unit Inkoop wordt steeds eerder in het proces betrokken. De halfjaarlijkse accountgesprekken, de roadshows (presentatie voor de teams met veel nieuwe medewerkers), contractsignalering en contractbeheer (middels het voor eenieder toegankelijke systeem Mercell) zijn verankerd in het inkoopproces. Het toepassen van het zaaksysteem Join waarborgt een correcte digitale archivering. Deze aandacht leidt tot een interne controle waar nauwelijks nog een onrechtmatigheid naar boven komt.

Rechtmatigheid

Onrechtmatigheid met betrekking tot het voorwaardencriterium:

Één dossier is ten onrechte niet Europees aanbesteed.

Toelichting:

De totale impact van dit dossier bedraagt € 409.000. Nadat deze onrechtmatigheid werd geconstateerd, is het onderliggende contract direct opgezegd per de eerst mogelijke einddatum (1 december 2024). Vervolgens is direct een nieuwe Europese aanbesteding opgestart, in augustus 2024. Deze aanbesteding is succes afgerond.

Aanbeveling:

Door vroegtijdige betrokkenheid van inkoop bij gemeente brede raamovereenkomsten worden er waarborgen ingebouwd om voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure en tussentijds te anticiperen op mogelijke overschrijdingen.

Archief / documentaire informatievoorziening

Vanaf 2024 is door het gebruik van het zaaksysteem digitale archivering leidend geworden. Van instroom in het analoge archief is nauwelijks sprake en leidt tot een afname van de omvang van het analoge archief. Digitale archivering vraagt om aanvullende competenties en meer kennis van onder andere het uitvoeren van kwaliteitscontroles en het voeren van adviesgesprekken. De kennis van de digitale archiefmedewerkers wordt door de organisatie steeds meer benut. Dit komt veelal tot uitdrukking doordat de collega’s van andere organisatieonderdelen steeds vaker de collega’s van Archief consulteren. In het eerste kwartaal van 2024 is het analoge archief volledig gecentraliseerd opgeslagen in de archiefruimte van stadskantoor Sittard. Voorheen waren de archieven verdeeld over diverse panden in Sittard en Geleen. Voor het beheer van deze archieven is een monitor ontwikkeld die een exact beeld geeft van de opbouw, samenstelling en de toekomstige afname. Mede door de verbeterde inzichten is medio 2024 een groot archiefdeel bestaande uit Bouwvergunningen overgedragen aan het Regioarchief en is de informatie toegankelijk en openbaar gemaakt. Eind 2024 is een zogenaamd archiefbewerkingsplan opgesteld. Dit plan heeft tot doel om de nog aan het Regioarchief over te dragen archieven in beeld te brengen en te bewerken. Met de komst van de nieuwe archivaris is de unit Archief nauwer betrokken bij verschillende ontwikkelingen op het terrein van archief. In 2024 is besloten tot de oprichting van een Strategisch Informatie Overleg (SIO).