Inhoud

Participatie en Communicatie

Het deelnemen van de samenleving bij de opgaven in Sittard-Geleen is het uitgangspunt. In 2023 hebben we als gemeente vastgesteld hoe wij de samenleving bij de opgaven in Sittard-Geleen betrekken. Dit staat beschreven in de Leidraad Doorontwikkeling Participatie, het Participatiekader 2023 en de Participatie-verordening Sittard-Geleen. In 2024 hebben we samen met de samenleving de verwachte participatie door derden-initiatiefnemers bij vergunningsaanvragen inzichtelijk gemaakt in de nota Participatie initiatiefnemers Omgevingswet; een handreiking voor hoe de samenleving betrokken wordt bij omgevingsplanactiviteiten en hoe wij als gemeente willen bijdragen en toetsen.

In veel gevallen werken we al ‘van buiten naar binnen’ en vanuit deze motivatie is bijvoorbeeld gebiedsgericht werken binnen Sittard-Geleen al gebruikelijk. Ook in 2024 werkten we vanuit de verschillende programma’s gebiedsgericht samen (dicht bij de leefomgeving van onze inwoners) in de al bestaande ontwikkelpaden. We zijn in 2024 daarnaast gestart met het proces om samen met de inwoners van de dorpen Einighausen-Guttecoven een Dorpenvisie te ontwikkelen. Onze manier van samenwerken en de focus op gebieden vormen een goede basis voor een volgende stap om van buiten naar binnen te werken, waarbij we ons richten op maatschappelijke vraagstukken. Deze waarden zijn vastgelegd en worden gepromoot in de Sittard-Geleen Academy (een organisatiebreed leer- en ontwikkelprogramma) en een speciale introductieaanpak voor onze medewerkers (onboarding).

Belangrijk uitgangspunt bij participatie is ‘dat iedereen die mee wil doen, ook mee moet kunnen doen’. We sluiten aan bij de uitwerking van de ‘inclusieve samenleving’ en ‘inclusie-agenda’. In 2024 is ook gestart met het onderzoek naar de klantreis binnen Vidar, met als doel om een impuls te geven aan de actieve klantrelatie en zodoende onze dienstverlening te verbeteren.

Ten aanzien van de verbetering van de informatiepositie van de gemeenteraad is in 2024 gewerkt aan de notitie ‘actieve en passieve informatievoorziening’ en is ook een ‘protocol geheimhouding’ opgesteld. Daarnaast is de Raadsgriffie uitgebreid met een Communicatieadviseur voor de gemeenteraad. Daarmee wordt actief bijgedragen aan de versterking van de informatiepositie van de raad. Evaluatie van samenwerking tussen de raad en college vindt doorlopend plaats in verschillende gremia.

In 2024 is samen met stakeholders gewerkt aan 'stadsmarketing', de aanscherping van de positionering van Sittard-Geleen. Dit proces leidt in 2025 tot een raadsvoorstel.

Bestuur en Perspectief

In 2024 zijn er stappen gemaakt om de betekenis van de gemeente Sittard-Geleen verder te versterken. We werken hierbij samen met de drie centrumgemeenten in Zuid-Limburg en de provincie Limburg. Het gemeentebestuur heeft actief deelgenomen aan bijeenkomsten van de G40 en VNG. Daarnaast vervullen verschillende bestuurders een actieve rol in het bestuur van G40 of commissie van de VNG. Zo hebben we ook de G40 bestuurdersnetwerkdag georganiseerd. Ook heeft de gemeente samen met de provincie Limburg een strategennetwerkdag met het thema circulaire samenleving georganiseerd. Daarnaast is er besloten om tijdelijk een kwartiermaker aan te stellen met expertise in public affairs. Inzet bij het werven van fondsen heeft aanvullende middelen geleverd (vanuit o.a. het Volkshuisvestingsfonds en Regiodeal). Ook is een nieuw systeem aangeschaft om subsidies beter te beheren. Dit systeem wordt in de eerste helft van 2025 in gebruik genomen.

Bestuurlijke samenwerking

Het gemeentebestuur heeft zich in 2024 ingezet voor een sterke positie van onze gemeente binnen de Euregio. Dit werd gedaan door deel te nemen aan verschillende overlegstructuren, zoals MAHHL+, euregio Rhein-Maas-Nord en euregio Maas-Rijn. Speciale aandacht is besteed aan onderwerpen die belangrijk zijn voor onze gemeente, zoals grenscontroles tussen Nederland en Duitsland. In 2024 zijn de eerste stappen gezet om de Grenslandconferentie 2025 te organiseren, om de samenwerking met onze Duitse en Belgische buren te versterken.

Dienstverlening

Kwaliteit van de dienstverlening

Als vervolg op de ontwikkeling van dienstverleningscompetenties, hebben we in 2024 het interne opleidingsbeleid geactualiseerd. We hebben ook het programma Dienstverlening opgezet om medewerkers te helpen vooruitgang te ervaren in zaken zoals klantvriendelijkheid, communicatie en proactief te zijn in hun werk. Medewerkers krijgen hiermee de mogelijkheid om hun competenties verder te ontwikkelen, zowel individueel als in teamverband. Het opleidingsaanbod wordt ondergebracht binnen de Sittard-Geleen academie. Zo krijgt leren en ontwikkelen een vaste plek in de organisatie. De academie sluit aan op de bredere visie op organisatieontwikkeling, sturing en leiderschap. We willen het opleidingsaanbod beschikbaar maken via een Learning Management Systeem (LMS). Dit maakt trainingen en opleidingen makkelijk toegankelijk. Naar verwachting wordt het LMS in 2025 ingevoerd.

In 2024 is iemand aangenomen om klachten te behandelen. Deze medewerker is gestart in 2025. Door klachten systematisch aan te pakken, krijgen we beter inzicht in wat verbeterd kan worden op het gebied van dienstverlening.

Duidelijke taal en toegankelijkheid

We werken actief aan begrijpelijke communicatie voor alle inwoners en ondernemers. Een belangrijk initiatief hierin is de Meeleesgroep. Dit testpanel bestaat uit inwoners die laaggeletterd zijn, een beperking hebben of de Nederlandse taal niet volledig beheersen. Zij helpen ons om teksten toegankelijker te maken. In 2024 beoordeelde de groep 14 teksten, waaronder brieven en webpagina’s. Ook andere communicatiemiddelen, zoals posters en animaties, werden getest. Deze feedback heeft geleid tot verbeteringen. Om deze kennis breed te delen, zijn de 15 belangrijkste schrijftips van de Meeleesgroep in de organisatie gedeeld.

In 2024 zijn trainingen gegeven aan medewerkers over schrijven op B1-niveau en het maken van duidelijke collegevoorstellen. Daarnaast gebruikten 300 medewerkers de tool Klinkende Taal. Deze helpt om brieven, rapporten, webpagina's en andere teksten eenvoudiger te maken. In 2025 stappen we over op een vervangende meer gebruiksvriendelijke tool, Texmetrics. Hiervoor is in 2024 een aanbestedingstraject opgestart. In 2024 zijn ook stappen gezet met het herschrijven van de standaardbrieven. Voor drie verschillende teams (Maatschappelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke Ontwikkeling en Team Leren en Jongeren) zijn circa 80 standaardbrieven herschreven. Dit loopt in 2025 door.

Onze inzet voor duidelijke en toegankelijke communicatie op B1 niveau, toegankelijkheid van de website en online dienstverlening en e-formulieren, hebben er mede voor gezorgd dat Sittard-Geleen in 2024 een tweede plek behaalde bij de landelijke verkiezing ‘Meest toegankelijke gemeente’.

Digitale dienstverlening en communicatie

Inwoners kunnen via de Fixi app problemen in de openbare ruimte melden. In 2024 hebben we knelpunten in het gebruik van Fixi en de afhandeling van meldingen aangepakt; in totaal 28.244 meldingen ontvangen en opgelost.

Het aantal online aan te vragen producten en diensten via e-formulieren is in 2024 toegenomen, van 87 in 2022 en 100 in 2023 naar 120 in 2024. Nieuwe toevoegingen zijn bijvoorbeeld het formulier voor anoniem melden en het aanvragen van een energiecoach. In totaal zijn in 2024 ongeveer 24.000 digitale aanvragen ingediend.

Ook is MijnSittard-Geleen uitgebreid; een website waar je je aanvragen kunt volgen en documenten kunt uploaden. Vooral aanvragen bij Burgerzaken en Sociale Zaken zijn nu online te volgen. Er wordt ook gewerkt aan het toevoegen van vergunningaanvragen. Ook is de implementatie van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer verder voorbereid. Deze wet zorgt ervoor dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid digitaal kunnen regelen. Een plan is gemaakt waarmee we als organisatie zorgen dat we voorbereid zijn op de implementatie van de wet op 1 januari 2026.

In 2024 zijn we begonnen met het project ‘Nieuwe websites en antwoordportaal’. Het doel: een moderne, gebruiksvriendelijke en toegankelijke website voor zowel sittard-geleen.nl als vidar.nl waar inwoners en ondernemers eenvoudig hun weg vinden. We hebben hiervoor een Europese aanbesteding gedaan. Bij het maken van de websites hebben we input gekregen van inwoners, ondernemers en collega's. Door onderzoek en testen is de informatie nu logischer en begrijpelijker opgeschreven. De techniek van de websites is ook verbeterd en sluit aan bij moderne principes (zoals open source en common ground). De nieuwe websites worden gelanceerd in maart 2025.

In 2024 was ook aandacht voor online participatie, communicatie en informatie; via onze gemeentelijke websites en nieuwssite, maar ook via bijvoorbeeld Metsittardgeleen, e-nieuwsbrieven en social media.

Tevens is gestart met de implementatie van een nieuwe kennisbank (antwoordportaal KCC, operationeel vanaf december 2024) met interne informatie voor medewerkers van het KCC en/of gemeente.

Dienstverlening aan kwetsbare inwoners

Vidar startte in 2024 een project met het Brightlands Institute for Smart Society (BISS) om digitale bijstandsaanvragen te verbeteren. BISS onderzocht het proces en maakte een blauwdruk voor een verbeterd dienstverleningsproces. De inzichten zijn gebaseerd op gesprekken met andere gemeenten, medewerkers en een meeleesgroep. In 2025 werken we verder aan een prototype voor een eenvoudigere digitale aanvragen.

In 2024 liep het project briefadressen en actieve klantbenadering Vidar. Om aanvragen voor een briefadres goed te verwerken had Vidar in 2024 wekelijks overleg met Team Zorg, het Jongerenpunt en Moveoo. Dit hielp om aanvragen voor een briefadres goed te beoordelen en af te handelen.

Daarnaast ondersteunde Vidar inwoners zonder vast adres door aanwezig te zijn op plekken waar deze inwoners komen, zoals bij Bie Zefke, Partners in Welzijn (PIW) en Moveoo. Vidar hield in 2024 contact met andere organisaties en benaderde inwoners zonder vast adres actief. Inwoners met een briefadres halen hun post op in het Zorg en Veiligheidshuis. Hier kregen ze ook hulp en werden ze, als nodig, doorverwezen naar zorg of andere ondersteuning. Dit loopt door in 2025.

Telefonische bereikbaarheid

Vanaf januari 2024 maakt de organisatie gebruik van de nieuwe telefonieoplossing (Bellen met Teams) en kan structureel gewerkt worden aan het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid. Een goede telefonische bereikbaarheid is een belangrijk uitgangspunt in de dienstverlening. Sinds 1 januari 2024 zijn alle telefoonnotities opgenomen in het monitoringssysteem. In de eerste drie kwartalen van 2024 zijn 18.016 telefoonnotities geregistreerd. Hiervan is 65% binnen 1 werkdag teruggebeld, 78% binnen 2 werkdagen en 84% binnen 3 werkdagen. Het sturen op deze informatie laat een stijgende lijn zien in het tijdig terugbellen.

Contactkanalen

De inwoner kan op de manier van zijn voorkeur contact met ons opnemen. Inwoners zoeken op de volgende manieren contact met de gemeente

* hoog door paspoortpiek

Onderzoek testpanel: gebruik van de kanalen

Eind 2024 hebben we het testpanel gevraagd een aantal vragen te beantwoorden over het contact dat ze in de afgelopen 12 maanden hebben gehad met de gemeente. Belangrijkste conclusies:

1. Meest gebruikte kanalen: Telefoon (37,8%), E-mail (33,3%), Contactformulier op de website (28,9%).
2. Gemiddelde tevredenheid over het gebruik van deze kanalen: 7

Verder werden er een aantal verbetermogelijkheden aangedragen. We onderzoeken of en hoe we deze op het beste in kunnen voeren.

Algemene middelen

Huisvesting

De huidige gemeentelijke gebouwen zijn verouderd en voldoen niet meer aan de wet- en regelgeving. Onderstaande huisvestingsopgaven zijn daarom in planontwikkeling:

1. Representatieve functie d.m.v. Huis aan de Markt (herontwikkeling V&D-locatie) in Sittard.
2. Bestuurlijke en ambtelijke huisvesting in Geleen.
3. Huisvesting Vidar in Geleen.
4. Huisvesting Wijkbeheer in Geleen.

In 2024 is met Berden een ontwikkelovereenkomst afgesloten voor de voormalige V&D-locatie (Markt, Sittard). Het pand wordt gesloopt tot casco. Hierna wordt de locatie nieuw vormgegeven tot het Huis aan de Markt, een warenhuis en woningen. Voor bestuurlijke en ambtelijke huisvesting heeft de raad gekozen om verder te gaan met de oorspronkelijke planontwikkeling in Geleen. In 2024 is de aanbesteding voorbereid voor het ontwerpteam. Voor Vidar is dit jaar de aanbesteding afgerond en gestart met het ontwerp van de nieuwe huisvesting. Het bouwteam voor Wijkbeheer zou in het najaar van 2024 starten. Door de vondst van beschermde fauna is dit uitgesteld tot medio 2025. Dan wordt het pand aan het Mauritspark verbouwd en aangebouwd, zodat naar verwachting in het tweede kwartaal van 2026 de verhuizing kan plaatsvinden.

De algemene middelen zijn toegelicht in paragraaf algemene dekkingsmiddelen en paragraaf lokale heffingen.