Wet open overheid

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna : Woo) gedeeltelijk in werking getreden. Het doel van de wet is een meer transparante overheid. Artikel 3.5 van de Woo geeft aan dat een bestuursorgaan in de begroting aandacht besteed aan de beleidsvoornemens ten aanzien van de uitvoering van deze wet. Daarnaast doen we in de jaarstukken verslag van de uitvoering van de wet.

De Woo kent een aantal onderdelen waarvoor het Rijk via de meicirculaire gemeentefonds 2021 zowel incidenteel als structureel budget ter beschikking heeft gesteld. De Woo heeft een implementatietermijn van vijf tot acht jaar. De VNG heeft de gefaseerde invoering opgenomen in het ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid bij gemeenten te implementeren’. De onderdelen van de Woo zijn als volgt:

• Actief openbaar maken van documenten
• Passief openbaar maken van documenten
• Het op orde brengen van de informatiehuishouding

Actief openbaar maken

De wet spreekt over elf informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Op dit moment is dit gedeelte van de wet nog niet in werking getreden. Volgens de laatste berichten zullen per 1 november 2024 de eerste onderdelen van de categorieën wet- en regelgeving en organisatiegegevens in werking treden. De overige categorieën zullen daarna in fases in werking treden (2025 en verder). Aan de eerste categorieën voldoen we per 1 november 2024. De gemeente Sittard-Geleen heeft echter als doel om verder niet te wachten op de fasering van het Rijk. We hebben ons ingeschreven bij de Woo-index, hebben openbare informatie hieraan al gekoppeld en zijn bezig met voorbereidingen om al meer actief te gaan publiceren. We zijn op dit moment, tezamen met een aantal andere gemeenten, een Woo Platform aan het creëren. Hierop zullen we meer stukken publiceren en koppelen aan de Woo-index. Dit zal in 2025 plaatsvinden.

Op dit moment maken we al diverse zaken actief openbaar. Een overzicht tref je hieronder aan.

Informatiecategorie	Artikel 3.3	Wat	Openbaar op lokale site	Openbaar landelijk (Woo-index)	Openbaar landelijk planning (Woo-index)
1. Wet- en regelgeving	1a	Besluiten, beleidsregels verordeningen	Ja	Ja	-
	1b	Andere algemeen verbindende voorschriften	Ja	Ja	-
	1c	Ontwerpen van besluiten, beleidsregels, verordeningen en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag	Deels	Deels	2024
2. Organisatiegegevens	1d	Inzicht in de organisatie en haar werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van organisatieonderdelen	Ja	Ja
	1e	Hoe de organisatie en haar onderdelen te bereiken zijn en hoe een informatieverzoek kan worden ingediend	Ja	Ja	-
3. Raadstukken	2a	Bij de gemeenteraad ingekomen stukken, tenzij deze gaan over individuele gevallen	Ja	Ja	-
	2c	Vergaderstukken en verslagen van de raad, behalve waarop geheimhouding geldt	Ja	Ja
4. Bestuursstukken	2d	Agenda’s, besluiten en besluitenlijsten van vergaderingen van het college van B&W, tenzij geheimhouding geldt	Deels	Nee	2024/25
5. Adviezen van adviescolleges	2e	Adviesaanvragen, adviesvoorstellen en adviezen en van officiële adviescolleges (door besluit van het bestuursorgaan vastgesteld), met uitzondering van adviezen die gaan over individuele gevallen:	Nee	Nee	2025
6.Convenanten	2f	Convenanten, overeenkomsten, verbintenissen en soortgelijke afspraken van een bestuursorgaan met andere partij(en)	Nee	Nee	2025
7. Jaarplannen- en verslagen	2g	De jaarplannen- en verslagen van het bestuursorgaan, behalve de jaarplannen- en verslagen van afzonderlijke afdelingen of directies	Ja	Via Raads-stukken	2024
8.Woo-verzoeken	2i	Inhoud van het verzoek, de schriftelijke beslissing en de eventueel verstrekte informatie	Nee	Nee	2025
9.Onderzoeken	2j	Onderzoeksrapporten die intern of extern zijn uitgevoerd, met name uit feitenmateriaal bestaan en gaan over het functioneren van de eigen organisatie, voorbereiding of evaluatie van beleid, inclusief de uitvoering, naleving en handhaving van het beleid	Nee	Nee	2025
10.Beschikkingen	2k	Beschikkingen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb): - Schriftelijke beslissingen van bestuursorgaan - Die een publiekrechtelijke rechtshandeling inhouden - Die voor een specifiek geval gelden Met uitzondering van beschikkingen zoals genoemd in artikel 3.3 lid 2 onder k van de Woo.	Deels	Deels	2025
	2h	Verplichtingen tot verstrekken van subsidies, anders dan met een beschikking	Nee	Nee	2025
11.Klachten	2l	Schriftelijke oordelen n.a.v. klachtenprocedures over gedragingen van de organisatie	Nee	Nee	2025

Passief openbaar maken

Naast het actief delen van onze informatie, is het voor eenieder mogelijk om bij de gemeente Sittard-Geleen publieke informatie op te vragen middels een zogenaamd Woo-verzoek. We streven ernaar om zo veel mogelijk openbaar te maken, tenzij er sprake is van een uitzonderingsgrond. De gemeente Sittard-Geleen werkt doorlopend aan de optimalisatie van dit proces, zodat de burger zo snel en goed mogelijk geholpen kan worden met zijn of haar informatieverzoek. Dit komt bijvoorbeeld voort uit digitalisering, kennisdeling en de coördinerende rol van de Woo contactfunctionaris. In de jaarrekening 2024 zullen we weer inzichtelijk maken hoeveel Woo-verzoeken wij in 2024 hebben ontvangen en hoe deze zijn afgehandeld.

Informatiehuishouding op orde

De informatiehuishouding zorgt ervoor dat de gemeente Sittard-Geleen weet waar de documenten volgens de definitie uit de Woo (artikelen 2.1 en 2.2) te vinden zijn. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Door digitalisering is informatie aan verandering onderhevig: denk aan teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke. Dit zorgt ervoor dat er nieuwe opgaven ontstaan om die informatie volgens de geldende eisen duurzaam en digitaal toegankelijk te houden.

Dit is een complex proces dat tijd nodig heeft om te ontwerpen en te implementeren. Het vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. De gemeente Sittard-Geleen is hier volop mee bezig. Zo werken we momenteel aan het beheer van tekstberichten, hebben we een e-depotvoorziening en worden onze processen vastgelegd in een digitaal systeem.