Bedrijfsvoering | Programmabegroting 2025-2028

Financiën

In de programmabegroting 2024 hebben we verdere stappen gezet in de opvolging van het rekenkameronderzoek ‘Toegankelijkheid begroting en rapportages’ (Rekenkamer Sittard-Geleen, 2022). De eerste rapportages zijn in 2024 digitaal aangeboden aan de raad met de applicatie LIAS. In 2025 gaan we verdere stappen zetten in het gebruik van LIAS om zo de toegankelijkheid van de begroting voor de raads- en burgerleden, maar zeker ook voor de inwoners van Sittard-Geleen, verder te vergroten.

Een onderdeel hiervan is de huidige indeling van de begroting. We zijn verplicht om op basis van de BBV-wetgeving te rapporteren. In deze begroting hebben we een eerste stap gezet om naast deze verplichte begrotingsopzet, met o.a. programmabladen, de inhoud van de begroting toegankelijker te maken. De komende jaren blijven we hier stappen in zetten.

Ook blijven we stappen zetten in de meetbaarheid en stuurbaarheid van de begroting. Dat doen we door een verdieping te maken in de financiële informatie en door onze doelen helder te formuleren en hier consequent over te rapporteren. Waar mogelijk doen we dit conform de SMART methodiek.

Op dit moment werkt de gemeente Sittard-Geleen met het financiële pakket van Unit4 Financials. In 2024 hebben we een noodzakelijke update van het pakket doorgevoerd. In 2025 en 2026 zijn verdere updates aan de orde, waarmee de applicatie uiteindelijk een cloudapplicatie wordt. Na deze noodzakelijke upgrades zal ook een aanbesteding van het financiële informatiesysteem worden voorbereid.

In de jaarrekening 2023 heeft het college van burgemeester en wethouders voor het eerst zelf de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. In eerste instantie is, conform wetgeving, alleen over de financiële rechtmatigheid door het college zelf een verantwoording afgegeven. De komende jaren wordt deze stapsgewijs uitgebreid naar een volledige rechtmatigheidsverantwoording. We blijven stappen zetten in de interne beheersing van onze organisatie om zo de onderbouwing van rechtmatigheidsverantwoording juist vorm te kunnen geven en op een beheerste manier ons werk te blijven uitvoeren.

Facilitaire Services

Archief/ Documentaire informatievoorziening

In 2025 gaan we meer samenwerken met het RegioArchief gemeente Sittard-Geleen. We doen dit om de klanten samen beter te kunnen bedienen. Vele bouwdossiers zijn ondergebracht in het archief aan de Kapittelstraat. Klanten krijgen direct een bericht als het te gevraagde dossier elders ligt. Het unieke archiefmonitoringssysteem (als enige in Limburg) stelt de gemeente in staat om precies te duiden waar dossiers zijn en hoeveel ruimte er nog is.

In 2025 vernietigen we ruim 90 meter analoog archief. Daarnaast zullen we in 2025 ook meer en meer digitaal vernietigen (binnen en buiten het zaaksysteem).

Inkoop en Aanbesteding

In 2025 ronden we de geactualiseerde algemene inkoopvoorwaarden af. We moderniseren deze zodat we beter op de markt kunnen inspelen. We gaan tevens het inkoop en aanbestedingsbeleid 2021 evalueren.

Huisvesting

In 2025 zal de verhuizing plaatsvinden naar het vernieuwde pand Mauritspark. Een tweetal teams zullen hier samenwerken om de openbare ruimte van de stad te bedienen. We faciliteren de overgang vanuit een aantal locaties naar deze nieuwe werkomgeving.

Informatiemanagement en ICT

In 2023 hebben we als gemeente hard gewerkt aan de onderste laag (de Common Ground infrastructuur). Nu is het zaak om door te pakken, zodat de gemeente niet achter raakt op landelijke autonome ontwikkelingen. De gemeente wordt geacht invulling te geven aan de tot nu toe vastgestelde verplichte standaarden en zorg te dragen voor basisvoorzieningen t.b.v. de doorontwikkeling van de dienstverlening.

Naast Common Ground wordt ingezet op trends zoals Smart City, het gebruik van algoritmen en Datagedreven Werken. Deze bieden kansen om veerkrachtig, innovatief, duurzaam en samen met onze omgeving maatschappelijke opgaven aan te pakken. Daarnaast zorgen Informatiebeheer en Identity- and Accessmanagement ervoor dat we grip houden op onze informatie(-systemen) en de (veilige) toegang daartoe.

We zetten verdere stappen door meer te standaardiseren en gebruik te maken van het Microsoft-platform en te komen tot een moderne (mobiele) werkplek waarmee medewerkers invulling geven aan een goede werk-privé balans en de optie om plaats- en tijdsonafhankelijk te kunnen werken. De omarming van de organisatie in het gebruik van Microsoft Teams en Teams Calling (telefonie) heeft zich hierin al bewezen en sluit tevens aan bij de Visie op Anders Werken. De toename in het gebruik van diensten in de public-cloud zorgt voor technische veranderingen en heeft impact op de beheerorganisatie en middelen.

In de organisatie zien we een hoge ambitie voor innovatieve en vooruitstrevende oplossingen die het werk efficiënter en effectiever maken, waarbij ICT een belangrijke ondersteunende rol heeft. De veranderingen hebben een grote impact die tevens van organisatorische aard zijn. De snelle veranderende technologische innovaties en het kunnen voldoen aan (maatschappelijke) opgaven zorgt ervoor dat ook de werkvelden van IM-ICT volop in beweging zijn. Wij moeten daarom blijven investeren in het opleiden, omscholen en werven van personeel.

Een flexibele en schaalbare ICT-omgeving blijft een van de belangrijkste speerpunten. We hebben de afgelopen jaren onze ICT-omgeving zien groeien o.a. door toetreding van Vidar, insourcing EHC en de toenemende behoefte vanuit de organisatie. Het is voorwaardelijk om als gemeente veerkrachtig en weerbaar op te kunnen treden in de complexe maatschappelijke uitdagingen waarin we ons bevinden en hierbij is ICT een essentieel middel om dit te bereiken. Een goede ondersteuning van IM-ICT dient hiervoor kwalitatief en kwantitatief mee te kunnen bewegen.

Common Ground

Onze gemeente omarmt de principes van de landelijke Common Ground ontwikkeling voor het verbeteren van de dienstverlening en de wettelijke vereisten hieromtrent. Samen met alle andere gemeenten zijn we verantwoordelijk voor de realisatie van Common Ground. In eerdere begrotingen heeft de gemeente geïnvesteerd in een dergelijke Haven-infrastructuur (2023) en in een eerste basis-set aan componenten (2024). Voortbordurende hierop breidt de gemeente deze basis-set verder uit. Voor deze transitie zijn centralisatie van het ICT-budget, integrale regievoering door team IM & ICT op de informatievoorziening en organisatorische randvoorwaarden (zoals blijvende actieve betrokkenheid teams) cruciaal. Het voorgaande staat gepland vanaf 2026 en vraagt om zorgvuldige voorbereiding in 2025.

Bij de volledige vervanging van traditionele overheidsapplicaties door Common Ground, komt budget vrij dat vervolgens inzetbaar is voor verdere ontwikkeling richting Common Ground. De transitie van overheidsapplicaties duurt minimaal 10 jaar. Voorafgaand aan de vervanging, moet de gemeente investeren. Tijdens de transitie draaien oude en nieuwe systemen soms parallel, wat dubbele kosten veroorzaakt. De komende 5 jaar zijn zowel ontwikkelkosten als structurele kosten nodig voor Common Ground. Deels wordt deze ontwikkeling ondersteunt door een regieorganisatie (VNG) via het GGU-fonds. Daarnaast moeten we als organisatie verder inzicht krijgen in de benodigde middelen binnen de eigen organisatie. Dit inzicht wordt meegenomen in de op te stellen iVisie.

Team IM & ICT herziet jaarlijks de begrotingsprognose, rekening houdend met (digitale) wetgeving, nieuwe behoeften en de gemeente-overstijgende strategie.

Communicatie

We werken voor de samenleving en zijn een betrouwbare overheid. We praten met één mond, doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Iedereen moet mee kunnen doen. Daarom geven we ook in 2025 prioriteit aan toegankelijk communiceren in begrijpelijke taal met een herkenbare stijl van het huis. We leveren een bijdrage aan het versterken van de verbinding en relatie met de samenleving en brengen interactie, participatie en samenwerking tot stand. We sluiten in onze communicatie en met onze dienstverlening aan bij de leefwereld van onze inwoners, ondernemers en partners.

Communicatie is een verantwoordelijkheid van iedereen binnen onze organisatie en maakt onderdeel uit van ons werk. Onze communicatie is professioneel, transparant, eenduidig en begrijpelijk. En laat ruimte voor maatwerk. We kennen de wensen en behoeften van onze doelgroepen en kiezen daar de juiste middelen en boodschappen bij.

In 2025 vervangen we ons huidige intranet. Intranet is de digitale verzamel- en/of ontmoetingsplek voor onze organisatie. Het biedt de medewerkers van Sittard-Geleen mogelijkheid om online samen te werken, elkaar te vinden, kennis te delen en documenten op een overzichtelijke manier te beheren. Hiermee is het een belangrijk fundament om van buiten naar binnen te kunnen werken. Voor de doorontwikkeling van het intranet vragen we een eenmalig ontwikkelbudget. We gaan onderzoeken welke oplossing de beste bijdrage levert aan onze organisatievisie en manier van werken. Zodra er inzicht is in de kosten wordt het bedrag opgenomen In een volgende programmarapportage.

Implementatie nieuw HR-systeem

Europese aanbesteding vond plaats vanwege rechtmatigheid. Om tot een goed nieuw HR-systeem te komen is gekeken naar de ambities van onze gemeente, de trends en bewegingen in de markt en naar wat de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, waarbij de best practice voor gemeenten, gebruiksvriendelijkheid, integraliteit en de eigen regie van onze medewerkers (zelfstandige professionals) voorop staan. Uit de aanbesteding is het systeem AFAS als gekozen systeem naar voren gekomen. Op dit moment werken wij met VismaRaet.

Met best practice wordt overigens bedoeld dat wij aansluiten bij de inrichting van het AFAS-systeem dat gebouwd is met de kennis van de sector gemeenten en de voor alle gemeenteambtenaren geldende rechtspositionele en arbeidsvoorwaardelijke afspraken (cao). Nu hebben wij de inrichting van ons huidige systeem op vele punten moeten aanpassen vanwege allerlei uitzonderingen.

Door te kiezen voor ‘best practice’ én het gebruikersvriendelijke systeem van AFAS denken wij op termijn efficiënter en kwalitatief beter te kunnen werken in het administratieve apparaat (PSA) binnen HR. Hoeveel efficiënter en beter is van verschillende factoren afhankelijk, waaronder de mate waarin wij in staat zijn processen en afspraken binnen de best practice inrichting te organiseren en maatwerk en uitzonderingen uit het verleden kunnen ombuigen naar deze best practice. We kijken dus ook naar mogelijke aanpassingen in onze regelgeving waarbij wij vanzelfsprekend de juiste besluitvorming hierover volgen (College, Directie, vakbonden en OR).

Integriteit

Zowel recente integriteitskwesties die breed in de media worden uitgemeten als de interne veranderbeweging naar de nieuwe overheidsprofessional, vragen om bredere aandacht voor het thema integriteit in onze organisatie. Mede om deze reden groeide het besef dat we het thema ambtelijke integriteit nadrukkelijker zouden moeten positioneren. Het voldoet niet meer om ambtelijke integriteit te beschouwen als een relatief klein taakonderdeel binnen ons HR-beleid. Daarom zijn we eind 2022 gestart met een pilot. De opzet van de pilot voorziet erin dat de rol van coördinator integriteit als onderdeel van het takenpakket van een beleidsadviseur HR, doorontwikkelt naar een functie van coördinator integriteit (inclusief ongewenste omgangsvormen). Argumenten hiervoor zijn de volgende:

Integriteit is sinds de invoering van de Wnra nog het enige maar zeer belangrijke element in de ambtenarenwet. Het is hét kernthema dat ons zo uniek maakt als ambtenaar.
De afgelopen jaren zijn er relatief veel nieuwe medewerkers in de organisatie gestroomd; medewerkers voor wie de gemeente Sittard-Geleen vaak de eerste kennismaking is met werken in een overheidsorganisatie. De verwachting is dat dit de komende jaren het geval zal zijn vanwege verloop van medewerkers.
De wens om ons integriteitsbeleid door te ontwikkelen naar ‘integriteit 3.0’, waarbij integer handelen wordt vertaald naar álle aspecten van professioneel handelen, waarbij wij ons als organisatie ontwikkelen van een structuur van regelingen en procedures naar een meer interactieve integriteitsaanpak met nieuwe instrumenten, trainingen, het begeleiden van teamgesprekken, etc..

Dit alles betekent dat we inzetten op versterking van ons integriteitsysteem: een laagdrempelige meldprocedure en een professioneel onderzoeksprotocol, sluitende registratie van integriteitmeldingen, het ontwikkelen van screeningsbeleid, kwetsbare processen in beeld brengen, een eigentijdse gedragscode en het invoeren van het morele leerproces waardoor iedereen in de organisatie antwoord kan geven op de vraag: wat is hier het moreel juiste om te doen?

Concerncontrol

De doelen op het gebied van concern control zijn als volgt:

Concern control stelt de teams in staat optimaal bij te dragen aan de organisatie, en ondersteunt de organisatie bij het realiseren van hun doelen.
Concern control zorgt er voor dat de organisatie is staat is om tot een betere bedrijfsvoering te komen.
Concern control zorgt voor strategisch en concern-brede kaderstelling, begeleiden van teams in beheersing en sturing van hun werkzaamheden en zorgen voor een kwaliteitsimpuls op deze punten.
Overkoepelend bewaakt Concern control de gemeentelijke doelen, informeert het Directieteam en is positief kritisch over de richting van de gemeente en de bedrijfsvoering die daaraan ten grondslag ligt.
Concern control signaleert en informeert, en stelt het Directieteam daarmee in staat om gericht bij te sturen. De strategische opgaves, kaders en doelstellingen worden zodoende in het oog gehouden.

Aan deze doelen wordt gewerkt vanuit een onafhankelijke functie in verbinding met alle geledingen van de organisatie en het bestuur .

Om aan de realisatie van deze doelen invulling te geven worden in 2025 volgende zaken opgepakt :

De toepassing van de vernieuwde regeling grote projecten wordt geïmplementeerd en gemonitord.
Voor de inhuur van de accountantsdiensten vindt in 2025 de aanbesteding plaats voor de controle van de jaarrekening 2025-2028.
Voor de implementatie van de kadernota grondbeleid wordt een drietal acties voortgezet: het normeren van de maatschappelijke thema’s uit het grondbeleid zodat deze een plek kunnen krijgen in de integrale afwegingen van gebiedsontwikkelingen; het uitwerken van financiële businesscases als onderdeel van de integrale afweging van gebiedsontwikkelingen; het hanteren van de nieuwe methodiek (integrale beoordeling) van het grondbeleid voor ontwikkellocaties. Hierbij wordt gewerkt binnen de kaders van de grondprijzenbrief 2024, het Didamarrest, kostenverhaal en het toepassen van situationeel actief grondbeleid. Daarbij wordt gezocht naar mogelijkheden om samen met partners (derden, burgers, Provincie, Rijksoverheid) de gewenste ruimtelijke ontwikkelingen te realiseren vanuit het gezamenlijk belang.
Landelijk is besloten tot de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van verslagjaar 2023. Op basis van de eerste ervaringen die we hiermee hebben opgedaan worden kader stellende voorstellen uitgewerkt voor Misbruik en Oneigenlijk gebruik, risicomanagement en een Intern Beheersing.
Voor het bevorderen van opgave gericht werken wordt onderzocht hoe indicatoren daar een bijdrage aan kunnen leveren.
Inspelend op de richtlijnen van de commissie BBV komt er een kadernotitie overhead.
Voor de juridische control zijn meerdere kaders beschikbaar. Het ontbreekt nog aan een overkoepelend kader voor juridische kwaliteitszorg. Hier wordt een voorstel voor uitgewerkt en ingevoerd.
Op organisatiekundig gebied wordt een meerjarig ontwikkel- en inspiratieprogramma en een Sittard-Geleen Academie ontwikkeld en geïmplementeerd. Voor de Sittard-Geleen Academie is een budget van € 0,25 miljoen gereserveerd. Met dit meerjarige programma willen we voor iedereen in de organisatie toegankelijke workshops, kennisateliers, inspiratiesessies en uitwisseling van goede voorbeelden uit onze eigen praktijk organiseren. Doel is om de uitgangspunten van Sturing en Leiderschap, waarbij vakmanschap, verbinding en vertrouwen de rode draad vormen, op een praktische manier dichtbij het werk van alledag te brengen. Directie, managers worden ondersteund bij onze gewenste manier van werken, talent in alle lagen van de organisatie willen we kennen en optimaal benutten.

Naast deze meer specifieke punten wordt uitvoering gegeven van het auditjaarplan 2025, het monitoren van de begrotingskaders die de raad in 2019 heeft vastgesteld, het rapporteren over juridische dossiers, het rapporteren over frauderisico’s, de advisering over en doen van voorstellen voor de algemene middelen (gemeentefonds, algemene reserves, deelnemingen) en lokale lasten (tarieven 2026). Verder zorgen we voor begeleiding en advisering van de raadscommissie Begroting en Verantwoording, de afstemming over de rekenkameronderzoeken rondom de gemeentelijke bedrijfsvoering en de planning en control cyclus.