Conform de regeling grote projecten is voor de bestuurlijke en ambtelijke huisvesting een startdocument opgesteld. Het startdocument vormt het vertrekpunt voor de raad voor de voortgangsrapportage en ondersteunt de raad in het invulling geven aan haar kaderstellende en controlerende taak ten aanzien van dit huisvestingsproject. Klik hier voor het Startdocument Bestuurlijk en Ambtelijk huisvesting.
|
Lid |
Artikel |
Prestatie indicator |
Stand van zaken medio augustus 2024 |
|---|---|---|---|
|
a |
Voortgang |
groen |
Op 25 april 2024 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen ‘Geef alternatief scenario voor bestuurlijke en ambtelijke huisvesting nog een kans’. Op 25 juni 2024 is de voortgang van deze motie middels een brief gedeeld met de gemeenteraad. In de raadsvergadering van 27 juni 2024 is een nieuwe motie ingediend ‘Uiterste datum voor alternatief scenario voor bestuurlijke en ambtelijke huisvesting opschuiven’ met de strekking om de termijn van de motie van 25 april 2024 te verlengen. Deze motie is verworpen. Door het verwerpen van deze motie heeft de raad besloten om de oorspronkelijke plannen voor de bestuurlijke en ambtelijke huisvesting zoals besloten door de raad op 15 december 2021 en 6 juli 2023 verder uit te werken. De aanbestedingen voor de ontwerpteams van Stadhuis Geleen en Hanenhof worden apart gepubliceerd. De aanbestedingsprocedures voor de ontwerpteams zijn eind augustus en in september 2024 opgestart. |
|
|
Resultaten |
groen |
Behaalde resultaten: De integrale PvE’s en de selectieleidraden ontwerpteams voor Stadhuis Geleen en Hanenhof zijn geactualiseerd. |
|
b |
Politieke vraagstukken |
groen |
Voor het project bestuurlijk-ambtelijke huisvesting is het afgelopen jaar een alternatief scenario onderzocht en zijn de resultaten met de gemeenteraad gedeeld (zie onderdeel a). |
|
c |
Wijziging reikwijdte project |
groen |
Voor Hanenhof wordt in het project uitgegaan van de wettelijke vereisten op energiegebied. Op verzoek van de raad wordt momenteel onderzocht of er voor de bestuurlijk-ambtelijke huisvesting mogelijkheden zijn voor het aanbrengen van zonnepanelen op delen van daken van de Hanenhof. |
|
d |
Planning |
oranje |
Door het onderzoeken van het alternatief scenario, heeft de planning zoals opgenomen in het startdocument (vastgesteld in februari 2024), ongeveer een jaar vertraging opgelopen. De planning is hiermee als volgt: Voor Stadhuis Geleen: -Aanbesteding ontwerpteam: Q3 2024– Q1 2025 -Ontwerp: Q2 2025- Q2 2026 -Aanbesteding uitvoering: Q2 – Q4 2026 -Uitvoering bouw: Q4 2026 – Q4 2028 -Oplevering: eind 2028
Voor Hanenhof: -Aanbesteding ontwerpteam: Q3 2024 – Q1 2025 -Ontwerp: Q2 2025- Q1 2026 -Aanbesteding uitvoering: Q1 2026 – Q2 2026 -Uitvoering bouw: Q2 2026- Q2 2027 -Oplevering: medio 2027 De komende tijd zullen hiervan de consequenties in beeld worden gebracht en wordt gekeken waar mogelijk inhaalslagen gemaakt kunnen worden. Eventuele scopewijzigingen zullen wij rapporteren aan de raad. |
|
e |
Kostenontwikkeling |
oranje |
De extra kosten als gevolg van de opgelopen vertraging (interne personeelskosten en indexeringen), worden in beeld gebracht. Hierbij wordt gekeken of deze gedekt kunnen worden uit de post onvoorzien. De gemaakte kosten voor het onderzoeken van het alternatieve scenario worden apart inzichtelijk gemaakt en, voor zo ver dit is afgerond, meegenomen in de derde Programmarapportage van 2024,. Het nemen van maatregelen voor de netcongestie bij Hanenhof, vraagt om extra middelen. Als onderdeel van de scope van de opdracht, zal het ontwerpteam gevraagd worden hiervoor voorstellen met mogelijke oplossingen uit te werken. De kosten van deze voorstellen worden ook door het ontwerpteam inzichtelijk gemaakt. |
|
|
Financiering |
groen |
Er zijn vooralsnog geen wijzigingen in de financiering ten opzichte van het startdocument en de laatste programmarapportage. De kosten voor het onderzoeken van het alternatieve scenario zijn niet meegenomen in de financiering en hierover zal in de derde Programmarapportage gerapporteerd worden. |
|
|
Budgettaire inpassing |
oranje |
Er zijn vooralsnog geen wijzigingen in de budgettaire inpassing ten opzichte van het startdocument en de laatste programmarapportage. De kosten voor het onderzoeken van het alternatieve scenario zijn niet meegenomen in de budgettaire inpassing en hierover zal in de derde Programmarapportage gerapporteerd worden. |
|
|
Externe financieringsbronnen |
groen |
Vooralsnog zijn er alleen subsidies m.b.t. verduurzaming een mogelijkheid. Of het project voor één (of meerdere) van deze subsidies in aanmerking komt, wordt in de ontwerpfase opgepakt door het ontwerpteam. |
|
f |
Risico's |
oranje |
De risico’s zoals genoemd in het startdocument en de aanscherping hiervan in de laatste programmarapportage, zijn nog steeds van toepassing. Aanvullend risico: aantal inschrijvers aanbesteding Door de recente ontwikkelingen omtrent het alternatief scenario, is het mogelijk dat partijen terughoudend kunnen zijn met het inschrijven voor de aanbestedingen van de ontwerpteams voor stadhuis Geleen en Hanenhof. |
|
|
Omvang |
- |
/ |
|
|
Impact |
oranje |
De impact zoals genoemd in het startdocument en de aanscherping hiervan in de laatste programmarapportage, zijn nog steeds van toepassing. Impact aanvullend risico aantal inschrijvers aanbesteding: Het kan mogelijk zijn dat geen of weinig (gerenommeerde) partijen zullen inschrijven voor de aanbestedingen van de ontwerpteams. |
|
|
Beheersing |
oranje |
De beheersing zoals genoemd in het startdocument en de aanscherping hiervan in de laatste programmarapportage, zijn nog steeds van toepassing. Beheersing aanvullend risico aantal inschrijvers aanbesteding: Voor de inschrijvers is een tenderkostenvergoeding opgenomen in de aanbestedingsstukken. De hoogte van deze kostenvergoeding is gebaseerd op de geraamde benodigde inzet van de inschrijvers. |
|
g |
Sturing en beheersing |
groen |
Er zijn geen wijzigingen in de sturing en beheersing ten opzichte van de laatste programmarapportage en het startdocument. |
|
h |
Voorgenomen acties |
groen |
In september 2024 starten de aanbestedingsprocedures voor de ontwerpteams. In het eerste kwartaal van 2025 zijn de ontwerpteams bekend. |
|
i |
Door de raad gevraagde informatie |
groen |
De raad heeft een motie aangenomen voor het laten uitvoeren van additioneel onderzoek om duurzame energie te laten opwekken op de Hanenhof/Herenhof. De raad wordt hierover separaat in deze voortgangsrapportage geïnformeerd, paragraaf ‘Voortgang grote dossiers 4. Voortgang aangenomen raadsmoties’. |
|
j |
Overige |
groen |
De griffie heeft de raadswerkgroep huisvesting voor 2024 ingepland. |
|
|
Ontwikkellocatie (achterblijflocatie) |
groen |
De achterblijflocaties Geleenbeeklaan 2 en stadhuis Sittard (Hub Dassenplein 1) maken financieel geen onderdeel uit van het project bestuurlijke en ambtelijke huisvesting. Beide achterblijflocaties worden separaat opgepakt, waarbij het uitgangspunt is dat circa 2 jaren voordat de locatie vrijkomt, deze wordt opgepakt. Hierbij wordt medio 2025 de ontwikkeling van de locatie Geleenbeeklaan 2 opgepakt en begin 2027 de ontwikkeling van de locatie Hub Dassenplein 1 . |