Huisvesting - Bestuurlijk en ambtelijk

a

Voortgang

Groen

De voorbereidingen voor de uitvraag van het ontwerpteam (architecten en adviseurs) zijn gereed en de aanbestedingsprocedure voor de ontwerpteams zou in oktober 2023 (Hanenhof) en november 2023 (stadhuis Geleen) worden opgestart.

Dit heeft het college echter (tijdelijk) ‘on hold’ gezet, vanwege de ontwikkelingen in het onderzoek van een alternatief scenario voor de huisvestingsplannen. Dit alternatief scenario is de mogelijke aankoop van het Sabic gebouw voor bestuurlijk-ambtelijke huisvesting.

De wijzigingen voor de eigen huisvesting als gevolg van de mogelijke aankoop van het Sabic gebouw voor bestuurlijk-ambtelijke huisvesting, zijn op 21 maart 2024 op hoofdlijnen besproken met de raad in een besloten vergadering. Inmiddels is de raad geïnformeerd via de Raadsinformatiebrief (RIB) van 10 april 2024, dat de gemeente afziet van aankoop van het Sabic gebouw voor bestuurlijk-ambtelijke huisvesting.

De plannen voor de bestuurlijk-ambtelijke huisvesting zoals is besloten door de raad op 15 december 2021 en 6 juli 2023, zijn per direct opgepakt. De aanbestedingsprocedures voor de ontwerpteams worden in april 2024 opgestart.

Resultaten

Groen

Het is de ambitie om een goed doordacht toekomstbestendig kantoorconcept te ontwikkelen voor de bestuurlijk-ambtelijke huisvesting waardoor de eerste 15 jaar niet meer verbouwd hoeft te worden.

Organisatorische veranderingen krijgen automatisch hun plek. Tevens streven we ernaar dat nieuwbouw 50 jaar meegaat en bestaande bouw minimaal 25 jaar.

Behaalde resultaten:

Projectplan, Projectvoorstel, opdracht aan huisvestingsadviseur, PvE op hoofdlijnen en bijbehorende kostenramingen zijn opgeleverd.

De integrale PvE’s en de selectieleidraden ontwerpteams voor Stadhuis Geleen en Hanenhof zijn opgeleverd. In april 2024 worden de aanbestedingen voor de ontwerpteams gestart.

b

Politieke keuzevraagstukken

Groen

Voor het project bestuurlijk-ambtelijke huisvesting liggen voor deze voortgangsrapportage geen politieke keuzevraagstukken voor.

c

Wijziging reikwijdte project

Groen

Voor Hanenhof wordt in het project uitgegaan van de wettelijke vereisten op energiegebied.

Op verzoek van de raad wordt momenteel onderzocht of er voor de bestuurlijk-ambtelijke huisvesting mogelijkheden zijn voor het aanbrengen van zonnepanelen op delen van daken van de Hanenhof. De stand van zaken hiervan is in de paragraaf ‘Voortgang grote dossiers 4. Voortgang aangenomen raadsmoties’ opgenomen.

d

Planning

Oranje

Door het onderzoeken van het alternatief scenario, heeft de planning zoals opgenomen in het startdocument (vastgesteld in februari 2024), ongeveer een half jaar vertraging opgelopen. De planning is hiermee als volgt:

Voor Stadhuis Geleen:

- Aanbesteding ontwerpteam: Q2 – Q4 2024

- Ontwerp: Q4 2024- Q1 2026

- Aanbesteding uitvoering: Q2 – Q3 2026

- Uitvoering bouw: Q3 2026 – Q2 2028

- Oplevering en ingebruikname: medio 2028

Voor Hanenhof:

- Aanbesteding ontwerpteam: Q2 – Q3 2024

- Ontwerp: Q4 2024- Q4 2025

- Aanbesteding uitvoering: Q4 2025 – Q1 2026

- Uitvoering bouw: Q2 2026- Q1 2027

- Oplevering en ingebruikname: 1e helft 2027

De komende tijd zullen hiervan de consequenties in beeld worden gebracht en wordt gekeken waar mogelijk inhaalslagen gemaakt kunnen worden.

Dit zullen wij rapporteren aan de raad, mogelijk middels de volgende programmarapportage, anders via een separaat raadsvoorstel.

e

Kostenontwikkeling

Groen

Tijdens de verschillende ontwerpfases (voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en technisch ontwerp) wordt middels een kostenraming gecheckt of het project nog steeds binnen de bestaande budgetten kan worden uitgevoerd of dat bijsturing wenselijk is.

De extra kosten als gevolg van de opgelopen vertraging (interne personeelskosten en indexeringen), worden in beeld gebracht; vooralsnog is het uitgangspunt dat deze gedekt worden uit de post onvoorzien.

Financiering

Groen

Er zijn geen wijzigingen in de financiering ten opzichte van het startdocument en de laatste programmarapportage

Budgettaire inpassing

groen

Er zijn geen wijzigingen in de budgettaire inpassing ten opzichte van het startdocument en de laatste programmarapportage

Externe financieringsbronnen

Groen

Vooralsnog zijn er alleen subsidies m.b.t. verduurzaming een mogelijkheid. Of het project voor één (of meerdere) van deze subsidies in aanmerking komt, wordt in de ontwerpfase opgepakt door het ontwerpteam.

f

Risico's

Oranje

De risico’s zoals genoemd in het startdocument en de laatste programmarapportage, zijn nog steeds van toepassing. Voor een enkel risico is nog enige aanscherping gegeven.

Planning:

Door het nader onderzoeken van het alternatieve scenario, is er vertraging opgetreden. Deze is verwerkt in het onderdeel planning. Er blijft een kans bestaan dat ook deze aangepaste planning niet haalbaar is, wegens onvoorziene zaken (stikstof, uitlopen procedures wegens bezwaren)

Nutsaansluiting

Voor het verzwaren van de bestaande nutsaansluitingen is voor stadhuis Geleen en Hanenhof een uitbreiding van het huidige contractvermogen aangevraagd. Enexis heeft aangegeven dat de komende jaren geen uitbreiding van de capaciteit aan de orde is. De gemeente is voor beide panden op een wachtlijst geplaatst.

Omvang

Groen

Impact

Oranje

Planning:

Bij een latere oplevering zullen de medewerkers en bestuurders langer op de huidige verouderde locaties werkzaam moeten blijven.

Nutsaansluiting:

Mogelijk bij oplevering niet voldoende stroom aanwezig om het gebouw in gebruik te nemen.

Beheersing

Oranje

Financieel:

Er zijn vooralsnog geen wijzigingen in de beheersmaatregelen ten opzichte van het startdocument en de laatste programmarapportage.

Scope project:

Er zijn vooralsnog geen wijzigingen in de beheersmaatregelen ten opzichte van het startdocument en de laatste programmarapportage.

Planning:

Stakeholders tijdig betrekken bij de plannen, tijdig onderzoeken laten uitvoeren. Bewaken en bijstellen planning is een continu proces.

Nutsaansluiting:

Wachten/uitstel van het project totdat er weer voldoende capaciteit beschikbaar is (de verwachting is nu rond 2034) is voor de huisvesting geen optie. De mogelijkheden om op alternatieve manieren in stroom te voorzien zullen nader onderzocht worden door het ontwerpteam.

g

Sturing en beheersing

Groen

Er zijn geen wijzigingen in de sturing en beheersing ten opzichte van de laatste programmarapportage en het startdocument.

h

Voorgenomen acties

Groen

In de loop van april starten de aanbestedingsprocedures voor de ontwerpteams. In het najaar zijn de ontwerpteams bekend.

i

Door de raad gevraagde informatie

Groen

De raad heeft een motie aangenomen voor het laten uitvoeren van additioneel onderzoek om duurzame energie te laten opwekken op de Hanenhof/Herenhof. De raad wordt hierover separaat in deze voortgangsrapportage geïnformeerd, paragraaf ‘Voortgang grote dossiers 4. Voortgang aangenomen raadsmoties’.

j

Overig

Groen

De griffie heeft de raadswerkgroep huisvesting voor 2024 ingepland.

Ontwikkellocatie (achterblijflocatie)

Groen

De achterblijflocaties Geleenbeeklaan 2 en stadhuis Sittard (Hub Dassenplein 1) maakt geen onderdeel uit van maken geen financieel onderdeel uit van het project bestuurlijke en ambtelijke huisvesting. De voortgang/planning over deze achterblijflocaties wordt via dit project gerapporteerd.