Aanbesteding notulering en digitale Uitzending, bewerking en archivering van alle Ronde- en Raadsvergaderingen
Sinds 2016 verzorgt de firma Notubizz en Notuleerservice Nederland de notulering en digitale uitzending, bewerking en archivering van alle Ronde- en Raadsvergaderingen. Hiervoor is destijds een aanbesteding uitgevoerd en een vierjarig contract gesloten. Het contract met Notubizz is eind 2020 verlopen maar er is geen nieuwe aanbesteding opgestart. De dienstverlening is wel ieder jaar stilzwijgend verlengd maar een contract ontbreekt op dit moment. Dit is geen wenselijke situatie en daarom wordt gestart met een aanbestedingstraject om middels een aanbesteding te komen tot een nieuw contract voor het uitvoeren van de genoemde dienstverlening.
De volgende punten zullen worden meegenomen:
- Overstappen van een verslag naar een besluitenlijst.
- Archivering van digitale verslagen.
- Ondertiteling van de digitale vergaderingen.
- Gerichter zoeken binnen de audio- en videobestanden door de inzet van AI.
De totale contractwaarde voor een contractperiode van 4 jaar wordt op € 0,19 mln. ingeschat.
Zodra de aanbesteding is afgerond, zal in de P&C-cyclus over een eventuele bijstelling van de reguliere exploitatiebudgetten worden gerapporteerd.